Abonnementen
Met een abonnement laat u Fact-uur periodiek een factuur aanmaken, bijvoorbeeld op de eerste dag van iedere maand. Dit is handig voor vaste maandbedragen, onderhoudscontracten of bijvoorbeeld licenties. U stelt eenmalig in voor welke klant de factuur bestemd is, welke factuurregels erop staan en hoe vaak deze wordt aangemaakt.
1. Inschakelen
Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen), blok Functionaliteiten/gebruikte modules, Gebruik abonnementen aan. U vindt de abonnementen daarna onder Financieel → Abonnementen.
2. Abonnement aanmaken
- Ga naar Financieel → Abonnementen en maak een nieuw abonnement aan. U kunt ook starten vanaf het tabblad Abonnementen van een klant of project; die zijn dan al ingevuld.
- Kies de Klant en eventueel het Project.
- Stel bij Eigenschappen in:
Veld Omschrijving Frequentie Hoe vaak de factuur wordt gemaakt: van Een keer per week tot Een keer per 24 maanden. Start periode en Duur periode Over welke periode u factureert, gerekend vanaf de factuurdatum. Standaard de vorige maand. Deze periode komt op de factuur, bijvoorbeeld in de omschrijving Factuur over periode .... Aantal herhalingen Hoe vaak de factuur in totaal wordt gemaakt. Leeg is onbeperkt. - Vul de factuurregels in, net als bij een gewone factuur, en eventueel de omschrijving en de tekst onderaan.
- Sla op.
- Klik op Abonnement activeren en kies de datum van de eerste factuur (vandaag of later).
3. Wanneer worden de facturen gemaakt?
Zodra een beheerder (of iemand anders met toegang tot abonnementen) inlogt en de datum van de volgende factuur is bereikt, maakt Fact-uur de facturen aan. U ziet dan even Bezig met het genereren van facturen.... Activeert u een abonnement met vandaag als datum, dan wordt de factuur direct gemaakt. Zijn er factuurmomenten gemist, bijvoorbeeld doordat langere tijd niemand heeft ingelogd, dan maakt Fact-uur ook de achterstallige facturen aan.
De aangemaakte facturen worden niet automatisch verzonden. Ze krijgen de status Klaarstaande factuur, en op uw startpagina ziet u een melding.
3.1 Klaarstaande facturen versturen
- Ga naar Financieel → Factureren, tabblad Klaarstaande abonnementsfacturen, of in het overzicht Facturen naar het filter Klaarstaande facturen.
- Klik op Factureer om de factuur te openen.
- Controleer de factuur en verstuur hem zoals een gewone factuur (zie Factureren).
4. Wijzigen, pauzeren en beëindigen
- Wijzigen: pas het abonnement aan. De wijziging geldt voor de volgende facturen; facturen die al zijn gemaakt, veranderen niet.
- Pauzeren: zet Actief uit. Er worden geen facturen meer gemaakt. Met Abonnement activeren zet u het weer aan.
- Beëindigen: zet Actief uit, of vul het Aantal herhalingen in. Verwijdert u een abonnement, dan wordt het eerst inactief gemaakt; de al gemaakte facturen blijven bestaan. Wilt u zichtbaar houden welke facturen eruit zijn voortgekomen, zet dan liever Actief uit.
Facturen die al klaarstaan, blijven bestaan als u een abonnement pauzeert of beëindigt. Verwijder ze zelf als ze niet meer verstuurd moeten worden.
5. Overzichten
- Financieel → Abonnementen toont standaard de Actieve abonnementen.
- Bij een abonnement ziet u op het tabblad Gegenereerde facturen alle facturen die eruit zijn gemaakt. Op de factuur staat een link terug naar het abonnement.
- Bij klanten en projecten vindt u het tabblad Abonnementen.
Veelgestelde vragen
Er is geen factuur gemaakt.
Controleer of het abonnement Actief is, de datum van de volgende factuur is bereikt, en het aantal herhalingen nog niet op is. De factuur wordt aangemaakt zodra een beheerder inlogt of, wanneer dat van toepassing is, direct bij het activeren van het abonnement.
Ik krijg de melding dat de datum in het verleden ligt.
De datum van de volgende factuur moet vandaag of later zijn.
Ik heb het abonnement gewijzigd, maar de klaarstaande factuur niet.
Wijzigingen zijn alleen van toepassing op facturen die daarna worden aangemaakt. Pas de klaarstaande factuur zelf aan, of verwijder hem.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.