Inhuur zzp'ers en selfbilling
Huurt u zzp’ers in die hun uren registreren in Fact-uur? Dan kunt u de door hen gestuurde facturen van hun werkzaamheden op twee manieren controleren:
- Gebruik inhuur zzp'ers: u legt vast wat een zzp'er per uur mag factureren (het inkooptarief). De zzp'er downloadt een urenoverzicht met bedragen en stuurt zelf een factuur, met het urenoverzicht als bijlage. Zo vergelijkt u eenvoudig de geschreven uren met het afgesproken tarief.
- Selfbilling: u maakt de factuur zelf op namens de zzp'er; de zzp'er keurt hem alleen nog goed. Dit heet ook wel reverse billing of omgekeerde facturering.
U kunt beide modules afzonderlijk of samen gebruiken, en in de rapportages ziet u de kosten en de marge. Zet ze aan in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen), blok Functionaliteiten/gebruikte modules.
1. Instellen
1.1 De zzp'er
Een ingehuurde zzp'er is in Fact-uur een gewone medewerker (zie Medewerkers). Vul bij de medewerker in:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Is zzp'er | Markeert de medewerker als zzp'er: de velden Inkoop uurtarief en Selfbilling actief verschijnen, en de medewerker telt mee in de urenoverzichten en rapportages voor zzp'ers. |
| Inkoop uurtarief | Het tarief dat deze zzp'er per uur rekent. Dit maakt u eerst aan via Financieel → Uurtarieven, met Nieuw inkooptarief (zzp'er). Een tarief kan per periode verschillen. |
| Selfbilling actief | Alleen bij selfbilling: aanvinken als u voor deze zzp'er facturen opmaakt. |
| Selfbilling-bedrijfsgegevens | De bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer van de zzp'er, zoals ze op de factuur moeten komen. |
| Factuurnummer en Startwaarde factuurnummering | De factuurnummering van deze zzp'er. Elke zzp'er heeft een eigen nummerreeks. |
| Iban | Het rekeningnummer waarop u de zzp'er betaalt. |
1.2 De taken
Bij een taak bepaalt u welk inkooptarief geldt, bij Inkooptarief-type zzp'er:
- Uurtarief zzp'er: het inkoop uurtarief van de zzp'er die de uren schrijft.
- Aangepast uurtarief: een vast bedrag voor deze taak, bij Inkooptarief zzp'er.
Voor selfbilling vinkt u bij de taak ook Selfbilling zzp'ers aan. Alleen uren op zulke taken komen op een selfbillingfactuur. Wilt u ook onkosten meenemen, vink dan hetzelfde aan bij het declaratietype.
2. Inhuur zonder selfbilling: het urenoverzicht
De zzp'er klikt op de startpagina op Zzp urenbijlage, kiest de periode (standaard vorige maand) en downloadt een PDF met alle eigen uren in die periode, met tarief en bedrag. De zzp’er voegt dit overzicht toe aan de eigen factuur.
3. Selfbilling
3.1 Wat is selfbilling?
Bij selfbilling maakt u als opdrachtgever de factuur op namens de zzp'er. De Belastingdienst staat dit toe (factureren door de afnemer), onder voorwaarden:
- u en de zzp'er spreken vooraf af dat u de facturen opmaakt;
- de factuur staat op naam van de zzp'er, met een doorlopende factuurnummering. Fact-uur geeft elke zzp'er een eigen nummerreeks;
- op de factuur staat Factuur uitgereikt door afnemer. Fact-uur zet deze tekst standaard onder de factuur;
- is de zzp'er het niet eens met een factuur, dan meldt hij of zij dat op tijd. De factuur is dan ongeldig. In Fact-uur keurt de zzp'er elke factuur goed (zie hoofdstuk 4).
De zzp'er blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur en voor het afdragen van de btw. Zie voor de precieze regels de website van de Belastingdienst.
De voordelen:
- de facturen zijn klaar zodra de uren er zijn; u hoeft niet op de zzp'er te wachten;
- de bedragen kloppen altijd met de geschreven uren en het afgesproken tarief, dus geen controle of discussie achteraf;
- alle facturen hebben dezelfde opmaak, wat de verwerking in uw boekhouding makkelijker maakt;
- minder administratie voor de zzp'er.
3.2 Factuur opmaken
Voor selfbilling configureert u de instellingen bij Bedrijfsinstellingen, blok Facturering algemeen: het Factuurprofiel voor self billing en het E-mailsjabloon selfbilling aan zzp'er.
- Ga naar Financieel → Selfbilling, tabblad Te factureren selfbilling projecten. U ziet per project en zzp'er wat er te factureren is. Op de startpagina ziet u ook een melding als er iets te factureren is.
- Klik op Factureer bij de juiste regel. Kies de periode en klik op Factuur aanmaken. Per taak (en per tariefperiode) komt er een regel op de factuur: de uren maal het inkooptarief.
- Controleer de conceptfactuur en klik op Factuur verzenden. De factuur krijgt dan een nummer uit de nummerreeks van de zzp'er.
- Klik op Verstuur per e-mail voor bevestiging. De zzp'er ontvangt de factuur met een link om hem goed te keuren.
4. Goedkeuren door de zzp'er
De zzp'er klikt op de link in de e-mail en logt in met het eigen fact-uur-account. Daar ziet de zzp'er een samenvatting met het totaal te ontvangen bedrag, kan de volledige factuur downloaden en klikt op Factuur goedkeuren en daarna op Goedkeuren. De zzp'er vindt de facturen ook via Financieel → Selfbilling.
Een selfbillingfactuur heeft een van deze statussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog niet verzonden. |
| Wacht op goedkeuring | Verzonden, de zzp'er moet nog goedkeuren. |
| Verzonden en goedgekeurd | De zzp'er heeft goedgekeurd. U kunt het bedrag overmaken. |
5. Rapportages
Met inhuur aan ziet u in de urenrapportages de Kosten door zzp'er en kunt u filteren op Uren zzp'ers. Er is ook een standaardrapport Overzicht van de kosten zzp'er, met de kosten per maand per zzp'er.
Komt u er niet uit?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.