Introductie

1. De basis: van klant tot factuur

In grote lijnen werkt u in Fact-uur als volgt:

1. Klant: voeg een klant toe en vul de adres- en factuurgegevens in (Klanten en contactpersonen).
2. Project: maak voor de opdracht een project aan. Hier legt u vast hoe er gefactureerd wordt en welke medewerkers uren mogen registreren (Projecten).
3. Taken: voeg één of meer taken toe aan het project, met bijbehorende tarieven. Uren worden altijd op een taak geregistreerd.
4. Medewerkers (indien van toepassing): voeg medewerkers toe, stel hun rechten in en nodig hen uit om in te loggen (Medewerkers).
5. Uren en kosten: u en uw medewerkers registreren gewerkte uren in de Timesheet en voegen eventueel kosten en onkosten toe (Urenregistratie, Kosten, Onkosten).
6. Accorderen (optioneel): een manager controleert en keurt de uren goed voordat ze worden gefactureerd (Uren indienen en accorderen).
7. Factuur: maak op basis van de geregistreerde uren en kosten een factuur en verstuur deze per e-mail (Factureren).

2. Uw eerste factuur maken

Wilt u zelf aan de slag met Fact-uur? Op de pagina Aan de slag doorloopt u vier stappen: uw bedrijf instellen, een klant en project aanmaken, uren registreren en uw eerste factuur versturen.

Ga naar Aan de slag

3. Inloggen en uw account

3.1 Inloggen

U logt in op fact-uur.nl met uw e-mailadres en wachtwoord. Op een telefoon opent automatisch de mobiele versie. Met Switch to english op de inlogpagina ziet u Fact-uur in het Engels.

• De eerste keer: uw beheerder stuurt u een uitnodiging per e-mail (zie Medewerkers). Klik op de link en stel een wachtwoord in.
• Verificatiecode: soms vraagt Fact-uur na het inloggen om een code die naar uw e-mailadres is gestuurd.
• Wachtwoord vergeten: klik op de inlogpagina op Wachtwoord vergeten. U krijgt een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.
• Uitloggen: rechtsboven via Uitloggen. Doet u een tijd niets, dan wordt u automatisch uitgelogd en komt u bij de volgende klik op de inlogpagina.

3.2 Persoonlijke instellingen

Via Instellingen rechtsboven (als beheerder, afdelingsmanager of zzp'er: Instellingen → Persoonlijke instellingen) wijzigt u uw Naam, Formele volledige naam, E-mailadres en Wachtwoord. Uw e-mailadres is ook uw inlognaam.

• De taal van Fact-uur stelt uw beheerder in bij uw medewerkergegevens (Engelstalig).
• Automatische e-mails, bijvoorbeeld over planningen of de voortgang van projecten, kunt u stoppen via de link hier afmelden onderaan zo'n e-mail. Wilt u ze later toch weer ontvangen, neem dan contact met ons op via info@fact-uur.nl.

4. Het menu

De menu’s en onderdelen die u ziet, zijn afhankelijk van uw rol en de ingeschakelde modules. Een medewerker ziet bijvoorbeeld vooral de eigen uren.

5. De startpagina

De startpagina is uw dagelijkse vertrekpunt. Zodra u inlogt, ziet u wat er aandacht nodig heeft: weken die geaccordeerd moeten worden, facturen die klaarstaan of projecten die hun begroting naderen. Met één klik gaat u verder, zonder te zoeken in menu's. Wat u ziet, hangt af van uw rol en van de modules die uw bedrijf gebruikt. U ziet onder meer:

• Voor beheerders: Mededelingen: zaken die aandacht vragen, zoals ingediende weken die geaccordeerd moeten worden, klaarstaande facturen of projecten die hun begroting naderen.
• Snelkoppelingen, zoals een nieuw project, een nieuwe klant of factuur, de prikklok en (voor medewerkers) een overzicht van hun ziekte- en verlofsaldi.
• Voor managers: een overzicht van de geschreven uren van medewerkers, en grafieken waarmee u trends in uren, omzet en openstaande bedragen in de gaten houdt.

6. Instellingen

Rechtsboven vindt u Instellingen:

• Persoonlijke instellingen: uw naam, e-mailadres en wachtwoord (zie hoofdstuk 3).
• Bedrijfsinstellingen (voor beheerders): uw bedrijfsgegevens, factuurnummering, e-mail en welke modules u gebruikt (Bedrijfsinstellingen).

Fact-uur bestaat uit een basis met modules die u aan of uit zet. Zet alleen aan wat u nodig heeft; hoe minder modules, hoe overzichtelijker.

7. Op uw telefoon

Logt u in op uw telefoon, dan opent Fact-uur automatisch de mobiele versie. U hoeft geen app te installeren: de mobiele versie werkt in de browser van uw telefoon. Daarin schrijft u onderweg uren en onkosten en sluit u uw week af.

8. Hulp

• Bij veel velden en instellingen staat een vraagteken. Klik erop voor uitleg.
• Alle onderwerpen vindt u in het overzicht.
• Komt u er niet uit, neem dan contact met ons op via info@fact-uur.nl.