Geavanceerde begrotingen bèta

Met de standaardbegroting van een project (zie Projecten, hoofdstuk 5) begroot u uren of omzet voor het hele project of per taak. Met geavanceerde begrotingen gaat u verder: u begroot uren, omzet, kostprijs of onkosten, en verdeelt de begroting over bijvoorbeeld medewerkers, taken of maanden. U kunt bijvoorbeeld per medewerker een maximum van 16 uur per maand voor een klant begroten en de bestede uren daarmee vergelijken.

Bèta: Geavanceerde begrotingen zijn nog in bèta. Een geavanceerde begroting is een overzicht: hij blokkeert geen uren en stuurt geen meldingen. Lees ook hoofdstuk 4.

1. Inschakelen

Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen), blok Algemene instellingen, Gebruik geavanceerde begrotingen (bèta) aan. U vindt de begrotingen daarna onder Project & Klant → Geavanceerde begrotingen, en bij een project op het tabblad Geavanceerde begrotingen. Medewerkers kunnen geen geavanceerde begrotingen gebruiken.

2. Een begroting aanmaken

Klik bij Geavanceerde begrotingen op Nieuwe begroting, of op het tabblad van een project op Maak nieuwe begroting aan (de begroting is dan automatisch een projectbegroting).

Kies de Soort begroting, het Type en een Naam:

Soort begroting	Wat wordt er vergeleken?
Urenbegroting in uren	Begrote uren met geschreven uren.
Urenbegroting in omzet	Een bedrag met de omzetwaarde van de geschreven uren.
Urenbegroting op basis van kostprijs	Een bedrag met de kostprijs van de geschreven uren.
Onkostenbegroting	Een bedrag met de gemaakte onkosten.

Bij Type kiest u Algemene begroting (voor het hele bedrijf), Klantbegroting (één klant) of Projectbegroting (één project).

Kies de Periode, en waarop u de begroting wilt verdelen:
- Begroot op periode: per dag, week, maand of kwartaal (alleen bij een periode met een begin- en einddatum).
- Begroot op klant, project, taak, tijdscategorie, medewerker of medewerkerfunctie.
Vul de begrote waarden in. Per combinatie die u gekozen heeft, voegt u met Nieuwe regel toevoegen een regel toe met de Begrote waarde: uren bij een urenbegroting, een bedrag bij de andere soorten.

2.1 Voorbeelden

Doel	Zo stelt u het in
Maximaal 16 uur per medewerker per maand voor een klant	Urenbegroting in uren, Klantbegroting, periode Dit jaar, begroot op Maand en medewerker. Eén regel per medewerker per maand.
Uren per taak per medewerker binnen een project	Vanaf het tabblad van het project, begroot op taak en medewerker.
Onkosten per project per kwartaal	Onkostenbegroting, begroot op project en Kwartaal.

Let op: Een begroting herhaalt zich niet. Wilt u per maand begroten, dan voegt u voor elke maand een eigen regel toe.

3. Bewaken

Bij Geavanceerde begrotingen ziet u alle actieve begrotingen onder elkaar; bij een project alleen die van het project. Per begroting ziet u een tabel met de gekozen indeling (bijvoorbeeld per medewerker per maand), en de kolommen Begroting, het werkelijke resultaat (bijvoorbeeld Geschreven uren of Gemaakte onkosten) en Verschil. Een negatief verschil, dus meer dan begroot, staat in rood. Ook geregistreerde uren of kosten waarvoor geen begrotingsregel bestaat, worden getoond.

Klik op de naam van een begroting om deze te wijzigen, of op een klant of project om die te openen.

4. Goed om te weten

Geavanceerde begrotingen staan los van de gewone projectbegroting. De instelling Urenbegrotingen mogen niet overschreden worden en de melding bij 90% gelden alleen voor de gewone begroting.
Deze module heeft geen voortgangsbalken of automatische waarschuwingen. U bewaakt de begrotingen zelf via het overzicht.
Zet u een begroting op niet Actief, dan verdwijnt hij uit de overzichten en kunt u hem niet meer terughalen. Doe dit alleen als u de begroting echt niet meer nodig heeft.
U kunt geen volledige begroting verwijderen, maar wel afzonderlijke regels.
De datumkolom heet in het overzicht altijd Maand, ook als u per dag, week of kwartaal begroot.

Komt u er niet uit?

Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.

Neem contact op