Rapportages
Met de rapportages krijgt u inzicht in geregistreerde uren, omzet, kosten en projectresultaten. Een rapport toont de gegevens altijd gegroepeerd, met totalen: bijvoorbeeld de uren per klant per maand, de omzet per medewerker per kwartaal, of de onkosten per project en per medewerker.
U kunt de rapporten naar wens aanpassen. U kiest zelf:
- waarop u groepeert, en in welke volgorde: per klant, project, taak, medewerker, afdeling, periode (dag, week, maand, kwartaal, jaar) en nog veel meer;
- of een groepering als rijen, als kolommen of als aparte tabel wordt getoond;
- welke totalen u ziet, zoals uren, omzet of aantallen, eventueel in percentages;
- de periode en de filters.
Voor veelvoorkomende vragen biedt Fact-uur standaardrapporten. Die kunt u als basis gebruiken, aanpassen en onder een eigen naam opslaan. U kunt ieder rapport naar Excel exporteren.
1. Soorten rapportages
U vindt de rapportages onder Rapportages:
| Menu | Waarover | Voorbeelden van standaardrapporten |
|---|---|---|
| Urenrapportages | Geschreven uren | Uren van alle medewerkers, Te factureren uren, Omzet per medewerker, Declarabiliteit medewerkers, met HRM ook Ziekte- & verlofuren van medewerkers, en met accordatie ook Overwerkoverzicht medewerkers. |
| Omzetrapportages | Facturen | Volledig omzetoverzicht, B.T.W. overzicht, Openstaande facturen, Omzet per klant, Nog te factureren per klant. |
| Kostenrapportages | Kosten en onkosten | Onkosten van alle medewerkers, Te factureren onkosten, Kostenoverzicht van alle klantprojecten. |
| Projectrapportages | Projecten | De voortgang van urenbegrotingen, voorschotsaldi en omzetbegroting per project. Dit zijn vaste overzichten: u kunt ze niet aanpassen, opslaan of exporteren. |
| Roosterurenrapportages | Ingeplande uren (met de roostermodule) | Roosteruren van alle medewerkers. |
Bovenaan de meeste rapportagepagina's ziet u kerncijfers, zoals de uren van deze week, de omzet deze maand of het openstaande bedrag. Bij sommige staat een vraagteken met uitleg over de berekening.
2. Een rapport openen
- Kies het menu-item, bijvoorbeeld Urenrapportages. U ziet een overzicht van de beschikbare rapporten.
- Klik bij het gewenste rapport op Toon rapport.
- Pas zo nodig bovenaan het Filter en de periode aan. Met Filter toevoegen beperkt u het rapport verder, bijvoorbeeld tot één klant of medewerker.
Klik op een naam in het rapport, zoals een klant, project of medewerker, om die te openen.
3. Een rapport samenstellen of aanpassen
Klik op Nieuw rapport, of in een geopend rapport op Rapport aanpassen. U stelt in:
| Onderdeel | Omschrijving |
|---|---|
| Groeperingen | Hoe de gegevens worden ingedeeld, bijvoorbeeld per klant, per medewerker of per maand. Per groepering kiest u of die Verticaal (rijen), Horizontaal (kolommen) of als Aparte tabel (een tabel per waarde, bijvoorbeeld per medewerker) wordt getoond. |
| Kies velden | Welke totalen u wilt zien, bijvoorbeeld het aantal uren, de omzet of het aantal registraties. |
| Overige opties | Bijvoorbeeld een groepering in percentages tonen. |
Klik op Toon rapport om het resultaat te bekijken. Kiest u bij Omzetrapportages voor Nieuw rapport, dan kiest u eerst tussen de volledige omzetrapportage (gebaseerd op de factuurtotalen, standaard) en de gedetailleerde omzetrapportage (gebaseerd op de factuurregels).
3.1 Opslaan
Met Opslaan bewaart u het rapport onder een eigen naam en omschrijving, met de groeperingen, velden, periode en het filter. Beheerders kunnen een rapport delen met iedereen in het bedrijf, of met Alleen zichtbaar voor mij privé houden. Rapporten die andere gebruikers opslaan, zijn alleen voor henzelf zichtbaar.
Een standaardrapport dat u verwijdert, wordt alleen voor u verborgen. Met Verwijderde basisrapporten herstellen haalt u het terug.
4. Exporteren en printen
- Exporteer rapport maakt een Excel-bestand. Kies Exporteer met opmaak om uren als 06:30 te tonen, of Exporteer zonder opmaak om ze in minuten te krijgen (390), handig om verder mee te rekenen. Bij aparte tabellen krijgt elke tabel een eigen tabblad.
- Print rapport opent het printvenster van uw browser. Daar kunt u ook als PDF opslaan.
5. Wie ziet welke rapportages?
- Beheerders en zzp-accounts zien alle rapportages van de modules die aan staan.
- Afdelingsmanagers en medewerkers met projectbeheer zien een beperkt aantal uren- en (met onkosten) onkostenrapporten.
- Gewone medewerkers zien geen rapportages. Met de bedrijfsinstelling Toegang medewerkers tot basisrapporten krijgen zij een overzicht van hun eigen uren en onkosten, dat ze kunnen exporteren.
6. Goed om te weten
- De omzetbedragen (subtotaal) zijn exclusief btw; het totaal en het openstaande bedrag zijn inclusief btw.
- Concepten tellen alleen mee als u het filter Alle facturen & concepten kiest. Gebruik voor omzetcijfers het filter Verzonden facturen.
- Gebruikt u verzamelfacturen, dan tellen de bedragen in het filter Alle facturen & concepten dubbel (de verzamelfactuur én de deelfacturen), en staat de omzet van een verzamelfactuur bij groeperen op project onder geen project. Zie Verzamelfacturen.
- Rapporten kennen geen grafieken; die staan alleen bij de kerncijfers bovenaan.
Wilt u liever een lijst bekijken of exporteren dan een rapport samenstellen, zie dan Overzichten en exports.
Komt u er niet uit?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.