Werkbonnen

1. Module activeren

De werkbonmodule moet eerst worden ingeschakeld in uw bedrijfsinstellingen.

1. Ga naar Instellingen → Bedrijfsinstellingen.
2. Schakel de optie Gebruik Werkbonnen in.
3. Sla de instellingen op.

Na activatie verschijnt het menu-item Werkbonnen in het hoofdmenu.

2. Overzicht werkbonnen

Klik in het hoofdmenu op Werkbonnen om het overzicht te openen. U ziet hier al uw werkbonnen met twee standaardfilters:

Daarnaast kunt u filteren op klant, omschrijving en periode.

3. Werkbon aanmaken

1. Klik op Nieuw in het werkbonnenoverzicht (of op de knop Nieuwe werkbon in het tabblad Werkbonnen van een project).
2. Vul de velden in:

   Veld	Omschrijving
   Nummer	Wordt automatisch gegenereerd (bijv. WB-2026-1). Klik op het potloodicoon om handmatig een nummer in te voeren.
   Datum	De datum van de werkbon.
   Klant	Selecteer de klant waarvoor het werk is uitgevoerd.
   Project	Selecteer het bijbehorende project.
   Contactpersoon	Selecteer de contactpersoon bij de klant. De lijst toont alleen contactpersonen van de geselecteerde klant.
   Omschrijving	Beschrijf de uitgevoerde werkzaamheden.

3. Klik op Opslaan.

4. Werkbon kopiëren

U kunt een bestaande werkbon kopiëren om snel een nieuwe aan te maken met dezelfde omschrijving.

1. Open een bestaande werkbon.
2. Klik op de knop Kopiëren.
3. Er opent een nieuwe werkbon waarin de omschrijving al is overgenomen. Pas de overige velden aan en sla op.

5. Werkbon laten ondertekenen

De klant kan een werkbon digitaal ondertekenen. Na ondertekening maakt Fact-uur automatisch een PDF.

Aanbevolen: ondertekenen via de mobiele versie

De gebruikelijke werkwijze is dat u een werkbon aanmaakt en deze via de mobiele versie door de klant laat ondertekenen. Dat is handig als u bij de klant op locatie bent: de klant kan de werkbon meteen op een telefoon of tablet bekijken en ondertekenen.

Alternatief: ondertekenen vanuit de desktop

U kunt een werkbon ook via de desktopversie laten ondertekenen:

1. Open een nog niet goedgekeurde werkbon.
2. Klik op Laat ondertekenen door klant.
3. Het ondertekenscherm opent met een samenvatting van de werkbon:

• Werkbonnummer en datum
• Bedrijfs- en klantgegevens
• Omschrijving van de werkzaamheden

1. De klant vult de eigen naam in (standaard ingevuld met de contactpersoon).
2. De klant plaatst een handtekening in het tekenveld.
3. Klik op Akkoord en opslaan om de werkbon goed te keuren.

Na goedkeuring gebeurt het volgende automatisch:

• De werkbon wordt gemarkeerd als goedgekeurd.
• Er wordt een PDF gegenereerd met alle gegevens en de handtekening.
• De eigenaar van het project ontvangt een e-mail met de ondertekende PDF als bijlage.
• De contactpersoon van de klant ontvangt eveneens een e-mail met de ondertekende PDF.

6. Goedgekeurde werkbon bekijken

Bij een goedgekeurde werkbon ziet u bovenaan een groene melding:

Onder de banner vindt u de knop Download werkbon PDF om het ondertekende document te downloaden.

7. Werkbonnen in projecten

Werkbonnen zijn ook toegankelijk vanuit een project:

1. Open een project.
2. Ga naar het tabblad Werkbonnen.
3. Hier ziet u alle werkbonnen die gekoppeld zijn aan dit project.
4. Klik op Nieuwe werkbon om direct een werkbon aan te maken voor dit project.

8. Mobiel gebruik (aanbevolen)

Wij raden aan werkbonnen via de mobiele versie te laten ondertekenen. Deze werkwijze is vooral geschikt voor werkzaamheden op locatie.

8.1 Overzicht in de mobiele versie

Open Werkbonnen vanaf het startscherm van de mobiele versie. U ziet twee lijsten:

• Nog goed te keuren werkbonnen: openstaande werkbonnen (blauw gemarkeerd).
• Goedgekeurde werkbonnen: reeds ondertekende werkbonnen (groen gemarkeerd, met downloadlink).

Bij veel werkbonnen kunt u op Meer tonen klikken om de volgende pagina te laden.

8.2 Werkbon laten ondertekenen op locatie

1. Maak vooraf een werkbon aan via de desktopversie of de mobiele versie.
2. Open de mobiele versie en ga naar Werkbonnen.
3. Tik op de openstaande werkbon. Er verschijnt een melding met de instructie om het apparaat aan de klant te overhandigen.
4. Bevestig met Toon aan klant en geef het apparaat aan de klant.
5. De klant ziet nu een overzicht met:

• Werkbonnummer, datum en status
• Uw bedrijfsgegevens en de klantgegevens
• De omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden

1. De klant controleert het veld naam ondertekenaar (standaard ingevuld met de contactpersoon) en past deze eventueel aan.
2. De klant plaatst een handtekening in het tekenveld. Met Handtekening wissen kan de handtekening opnieuw worden gezet.
3. De klant tikt op Akkoord en opslaan.
4. Er verschijnt een bevestiging dat de werkbon is opgeslagen. De klant geeft het apparaat terug.

8.3 Goedgekeurde werkbon downloaden

In het overzicht van goedgekeurde werkbonnen staat bij elke werkbon een Download-link waarmee u de ondertekende PDF direct kunt openen.

Veelgestelde vragen