Klanten en contactpersonen
Bij iedere klant vindt u de adres- en factuurgegevens, projecten, facturen en contactpersonen. Contactpersonen kunnen bovendien via een link in een e-mail uren goedkeuren. Hier leest u hoe u klanten en contactpersonen toevoegt en beheert.
1. Overzicht klanten
Ga naar Project & Klant → Klanten. Standaard ziet u Alle actieve klanten en leads; met Alle huidige klanten ziet u alleen klanten. Met de filters zoekt u op naam, type of soort.
2. Klant aanmaken
- Klik in het klantenoverzicht op de knop voor een nieuwe klant.
- Vul de gegevens in (zie de tabel hieronder) en sla op.
U kunt ook tijdens het aanmaken van een project een nieuwe klant toevoegen, met Nieuwe klant aanmaken (zie Projecten).
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Type | Bijvoorbeeld Potentiële klant / Lead, Klant, Voormalige klant of Leverancier. Verplicht. |
| Soort klant | Bedrijf, Consument of Overheidsinstantie. Bij een consument verdwijnen KvK- en btw-nummer; bij een overheidsinstantie verschijnt het Oin-nummer. |
| Naam en adres | Verplicht. |
| KvK-nummer, BTW-nummer | Het btw-nummer komt op de factuur; het KvK-nummer is ter administratie. |
| Factuur t.a.v. | Komt in het adresblok van de factuur. Standaard Afdeling administratie. |
| Factuur e-mail | Het e-mailadres waarnaar facturen worden gestuurd. |
| Factuur e-mail aanhef | De aanhef in de factuurmail. Standaard Heer/mevrouw. |
Verstuurt u e-facturen via Peppyrus, dan ziet u ook het veld Peppol ID (zie Peppyrus).
3. Klanten importeren
Als u veel klanten wilt aanmaken, dan importeert u ze in één keer vanuit een CSV-bestand, bijvoorbeeld uit Excel of uw vorige softwarepakket. Ga naar Management → Data importeren en kies Klanten. Hoe dat werkt, leest u bij Data importeren.
4. Tabbladen van een klant
| Tabblad | Omschrijving |
|---|---|
| Algemeen | De klantgegevens, het blok Facturering met de factuurgegevens en totalen, en eventueel afspraken, notities en bestanden (zie CRM). |
| Contactpersonen | De contactpersonen van deze klant. |
| Projecten | De projecten van de klant. Hier maakt u ook een nieuw project aan met de klant al ingevuld. |
| Facturen | Alle facturen van de klant. |
| Geschreven uren | Alle uren die voor deze klant zijn geschreven. |
Afhankelijk van uw modules ziet u meer tabbladen, zoals Notities, Abonnementen of Geplande uren.
5. Contactpersonen
- Open de klant, ga naar het tabblad Contactpersonen en voeg een nieuwe contactpersoon toe.
- Vul de Naam, de Formele volledige naam (voor de aanhef) en het E-mailadres in. Optioneel: functie en telefoonnummer.
- Sla op.
Een overzicht van alle contactpersonen vindt u via Project & Klant → Contactpersonen.
5.1 Contactpersonen koppelen aan projecten
Werkt u met goedkeuring per week (zie Goedkeuring door klanten), dan koppelt u bij een project bij Contactpersonen wie de uren van dat project goedkeurt. U kunt alleen contactpersonen van de klant van het project kiezen.
- Een contactpersoon ziet alleen de uren van projecten waaraan hij of zij gekoppeld is.
- Heeft een project geen contactpersonen, dan zien alle contactpersonen van de klant de uren van dat project.
- Verzoeken om goed te keuren gaan naar de contactpersonen die aan het project gekoppeld zijn.
6. Uren laten goedkeuren
Uw klanten keuren uren goed via een link in een e-mail; inloggen is niet nodig. Hoe het goedkeuren werkt, leest u bij Goedkeuring door klanten. Daarvoor is nodig:
- in de bedrijfsinstellingen Gebruik goedkeuring uren door klanten;
- bij het project Urenaccordatie door klant.
7. Verwijderen
- Een klant met projecten kunt u niet verwijderen. Zet het Type dan op Voormalige klant: de klant verdwijnt uit het standaardoverzicht, maar alle gegevens blijven bewaard.
Veelgestelde vragen
Mijn klant ziet geen uren om goed te keuren.
Controleer of bij het project Urenaccordatie door klant aan staat, en of de contactpersoon aan het project gekoppeld is (of het project helemaal geen contactpersonen heeft).
Ik kan een klant niet verwijderen.
De klant heeft nog projecten. Zet het type op Voormalige klant.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.