Data importeren

Met Data importeren neemt u klanten, projecten en tijdregistraties in één keer over vanuit een CSV-bestand, bijvoorbeeld uit Excel of uw vorige softwarepakket. U koppelt de bestandskolommen aan de juiste velden in Fact-uur en controleert de gegevens voordat u ze importeert. Projecten kunt u ook zonder bestand aanmaken, voor een selectie van klanten.

1. Import starten

Ga naar Management → Data importeren (alleen voor beheerders).
Kies in het venster Wat wilt u importeren? wat u wilt importeren: Klanten, Projecten of Tijdregistraties.
Klik op Volgende.

Het importscherm opent met bovenaan de stappen Bestand, Kolommen en Controleren.

Let op: Het importeren van projecten werkt anders dan van klanten of tijdregistraties: u kiest eerst een basisproject, en standaard selecteert u klanten in plaats van een bestand te uploaden. Zie hoofdstuk 5.

2. Stap 1: Bestand

Selecteer een bestand. Alleen bestanden met de extensie .csv in kleine letters worden geaccepteerd (maximaal 10 MB). Heet uw bestand bijvoorbeeld klanten.CSV, hernoem het dan naar klanten.csv.

Controleer de gegevens die Fact-uur uit het bestand haalt:

Onderdeel	Omschrijving
Bestand	De bestandsnaam en het aantal rijen en kolommen. Met Ander bestand kiest u een ander bestand.
Scheidingsteken	Het teken tussen de kolommen: Komma, Puntkomma, Verticaal streepje \| of Tab. Fact-uur herkent dit automatisch; pas het aan als de kolommen niet goed worden gesplitst.
Kolomnamen	Vink Eerste rij bevat kolomnamen aan als de eerste rij de namen van de kolommen bevat (standaard aan).
Voorbeeld	De eerste vijf rijen van uw bestand, zodat u kunt zien of alles goed is ingelezen.

Klik op Volgende.

Tip: Klik op Download voorbeeldbestand voor een CSV-bestand met de juiste kolommen. Vul dat aan met uw eigen gegevens. In het voorbeeldbestand voor tijdregistraties koppelt u de kolom Naam/Omschrijving in stap 2 zelf aan Omschrijving.

Let op: Ziet u de melding Er is maar 1 kolom gevonden, dan is het scheidingsteken niet goed herkend. Kies het juiste teken bij Scheidingsteken.

3. Stap 2: Kolommen

In deze stap koppelt u iedere kolom van uw bestand aan een veld in Fact-uur. Boven elke kolom in het voorbeeld ziet u aan welk veld die gekoppeld is, of niet geïmporteerd.

Klik op Kolommen toewijzen.
Kies per kolom een veld. Verplichte velden staan bovenaan en zijn herkenbaar aan verplicht. U kunt ieder veld aan maximaal één kolom koppelen. Kies Niet importeren voor kolommen die u niet nodig heeft.
Klik op Toepassen.
Bevat uw bestand een datum, kies dan bij Datumformaat het formaat van uw bestand: dd-mm-jjjj of jjjj-mm-dd. Onder het formaat ziet u hoe de eerste datum wordt gelezen.
Klik op Volgende. Deze knop werkt pas als alle verplichte velden gekoppeld zijn.

Naast de knop ziet u of alles gekoppeld is, bijvoorbeeld Alle verplichte velden zijn gekoppeld of Naam is nog niet gekoppeld.

Tip: Als de eerste rij kolomnamen bevat, koppelt Fact-uur de kolommen zo veel mogelijk zelf, ook bij gangbare namen zoals Bedrijfsnaam, Klantnummer, Adres of Woonplaats. Controleer de koppeling altijd even.

3.1 Verplichte velden

Import	Verplichte velden
Klanten	Naam, Straat, Huisnummer, Postcode, Plaats, Factuur e-mail
Projecten	Naam, Klant
Tijdregistraties	Omschrijving, Start tijd, Totale tijd, Medewerker, Taak

3.2 Waar u op moet letten

Datums moeten een streepje als scheiding hebben, zoals 05-01-2026 of 2026-01-05. Datums met een schuine streep of punt (05/01/2026, 05.01.2026) worden niet herkend. Alleen bij dd-mm-jjjj mag er een tijd achter staan, zoals 05-01-2026 09:00. Zonder tijd krijgt een tijdregistratie de begintijd 00:00.
Een niet-bestaande datum wordt automatisch doorgerekend: 31-02-2026 wordt 3 maart 2026. Controleer daarom de datums voordat u importeert.
Totale tijd en Pauze zijn een heel aantal minuten, bijvoorbeeld 480 voor 8 uur. Schrijfwijzen als 8:00 of 7,5 werken niet. Een ongeldige pauze blijft zonder melding leeg.
Klant (bij projecten) wordt gezocht op het Id van de klant, daarna op debiteurennummer en daarna op naam. Bij nummer en naam moet er precies één klant gevonden worden: komt een naam vaker voor, dan wordt de klant niet gevonden. Gebruik bij voorkeur het debiteurennummer.
Alle andere gekoppelde velden, zoals Taak, Medewerker, Manager, Factuurprofiel en Categorie, worden alleen gezocht op hun Id in Fact-uur, niet op naam. Dat Id ziet u in de overzichten: kies de kolom Id, of neem het veld mee als u de lijst exporteert (zie Overzichten en exports).

4. Stap 3: Controleren

U ziet nu een voorbeeld van de rijen die worden geïmporteerd. Bovenaan staat hoeveel er wordt aangemaakt, bijvoorbeeld Er worden 12 klanten aangemaakt., en hoeveel rijen worden overgeslagen.

Status	Betekenis
[veld] ontbreekt / [velden] ontbreken	Een verplicht veld is leeg, kon niet worden gelezen (bijvoorbeeld een ongeldige datum) of de gekoppelde klant, taak of medewerker is niet gevonden. Deze rij kan niet worden geïmporteerd.
Bestaat al	Deze klant of dit project bestaat al. De rij is uitgevinkt, zodat er geen dubbele wordt aangemaakt.

Met de vinkjes bepaalt u welke rijen worden geïmporteerd.
Zijn er rijen overgeslagen, dan kunt u via Download een CSV-bestand ophalen met alle rijen die niet worden geïmporteerd, ook rijen met Bestaat al en rijen die u zelf hebt uitgevinkt. In de kolom Reden staat waarom. Verbeter de rijen en importeer het bestand opnieuw; koppel de kolom Reden dan aan Niet importeren. (Niet beschikbaar bij projecten via Klanten selecteren.)
Kon een gekoppelde waarde niet worden gevonden, dan ziet u een melding met De volgende waardes zijn niet gevonden en blijven leeg:. Bij een niet-verplicht veld, zoals een factuurprofiel, blijft dat veld leeg en wordt de rij wel geïmporteerd. Bij Klant, Taak of Medewerker krijgt de rij de status ontbreekt en wordt ze overgeslagen.

Let op: Vinkt u een rij met Bestaat al toch aan, dan maakt Fact-uur een tweede klant of tweede project aan. Bestaande gegevens worden nooit bijgewerkt.

Bij tijdregistraties ziet u per rij de klant, het project en de taak. Staat er LET OP: Taak is afgesloten of LET OP: Project is afgesloten, dan worden de uren op een afgesloten taak of project geboekt.

4.1 Importeren

Klik op de knop onderaan, bijvoorbeeld 12 klanten importeren.
Controleer de samenvatting in het venster Importeren en klik op Importeren.

U ziet daarna hoeveel er is aangemaakt, bijvoorbeeld Er zijn 12 klanten aangemaakt. Via Naar klanten, Naar projecten of Naar tijdregistraties gaat u naar het overzicht, en met Nog een bestand importeren begint u een nieuwe import.

Let op: Geïmporteerde gegevens kunnen daarna alleen met de hand worden verwijderd. Controleer stap 3 dus goed.

5. Projecten importeren

Bij projecten kiest u altijd eerst een basisproject; zonder basisproject kunt u niet verder. De instellingen van dat project worden overgenomen in elk nieuw project: onder meer het projecttype, het factuurprofiel, de taken en taakgroepen, de rechten, de begroting, notities, referentie, contactpersoon, vrije velden en de start-, eind- en volgende factuurdatum. U wordt zelf manager van de nieuwe projecten, tenzij u in het CSV-bestand een kolom aan Manager koppelt.

Let op: Ook de start-, eind- en volgende factuurdatum van het basisproject worden overgenomen. Kies een basisproject zonder datums, of pas de datums daarna aan.

Bij Bron kiest u hoe u de projecten aanlevert:

Bron	Omschrijving
Klanten selecteren	Geen bestand nodig. U kiest een aantal klanten en Fact-uur maakt voor elke klant één project aan op basis van het basisproject.
CSV-bestand	U uploadt een bestand met projecten, en doorloopt de stappen zoals hierboven beschreven.

5.1 Via Klanten selecteren

Kies bij Bron voor Klanten selecteren.
Klik bij Basisproject op Selecteer basisproject. Kies in het venster Selecteer project template bij Selecteer klant en Selecteer project het project, en klik op Ok. Ook afgesloten projecten kunnen als basis dienen.
Zoek bij Klanten de klanten op en voeg ze toe. Voor een grotere selectie klikt u op Uitgebreid zoeken: daar kunt u filteren, zoeken op naam, nummer of plaats, en met Alle getoonde klanten aanvinken alles in één keer kiezen. Er worden maximaal 1000 klanten getoond; verfijn zo nodig het filter. Klik daarna op Toevoegen.
Bij Naam nieuwe projecten staat de naam van het basisproject al ingevuld. Met Klant invoegen zet u de klantnaam in de projectnaam, die wordt dan per project vervangen door de naam van de klant. Zonder klantnaam krijgen alle projecten dezelfde naam. Onder het veld ziet u een voorbeeld.
Klik op Volgende. U komt direct bij de stap Controleren.

5.2 Via een CSV-bestand

Kies bij Bron voor CSV-bestand.
Kies het basisproject met Selecteer basisproject.
Upload het bestand en doorloop de stappen Kolommen en Controleren.

Let op: Staat een kolom in het bestand, dan overschrijft die de waarde uit het basisproject. Dit geldt ook voor een lege cel. Koppel kolommen die u niet wilt overnemen dus als Niet importeren.

Veelgestelde vragen

Kan ik een Excel-bestand importeren?

Niet direct. Sla het bestand in Excel op als CSV en importeer dat bestand.

Letters met accenten worden vreemd weergegeven.

Sla uw CSV-bestand op met de tekenset UTF-8 (in Excel: CSV UTF-8) en upload het opnieuw.

Worden bestaande klanten bijgewerkt?

Nee. De import maakt alleen nieuwe klanten, projecten en tijdregistraties aan. Een klant geldt als bestaand bij hetzelfde debiteurennummer, of zonder debiteurennummer bij dezelfde naam. Een project geldt als bestaand bij dezelfde naam voor dezelfde klant. Er wordt alleen vergeleken met wat al in Fact-uur staat: staat dezelfde klant twee keer in uw bestand, dan worden er twee aangemaakt. Bij tijdregistraties wordt niet op dubbele rijen gecontroleerd.

Ik heb per ongeluk verkeerde gegevens geïmporteerd.

Geïmporteerde gegevens kunt u alleen handmatig verwijderen, via de overzichten van klanten, projecten of tijdregistraties.

Mijn rijen geven Start tijd ontbreekt, terwijl er wel een datum staat.

Controleer het Datumformaat in stap 2 en de schrijfwijze van de datums in uw bestand: gebruik een streepje als scheiding.

Staat uw vraag er niet tussen?

Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.

Neem contact op