Bedrijfsinstellingen
In de bedrijfsinstellingen vult u uw bedrijfsgegevens in en bepaalt u welke onderdelen van Fact-uur beschikbaar zijn en hoe ze werken. Schakel alleen de modules in die u gebruikt. Zo blijft Fact-uur overzichtelijk. Bij veel instellingen vindt u extra uitleg via het vraagteken.
1. Openen en opslaan
Ga naar Management → Bedrijfsinstellingen, of klik rechtsboven op Instellingen → Bedrijfsinstellingen. Alleen beheerders en zzp-accounts kunnen de bedrijfsinstellingen openen.
Klik na het wijzigen op Opslaan. Heeft u een module of een van de meeste opties onder Algemene instellingen gewijzigd, dan laadt Fact-uur na het opslaan opnieuw en komt u op de startpagina, zodat de menu's kloppen. Collega’s die al zijn ingelogd, zien de wijzigingen nadat zij de pagina vernieuwen of opnieuw inloggen.
2. Algemeen
Uw bedrijfsgegevens: naam, adres, telefoonnummer, Factuur Emailadres, KvK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer. Hier stelt u ook de btw-percentages (laag en hoog) en het Standaard BTW-percentage voor nieuwe factuurregels in.
3. Facturering algemeen
| Instelling | Omschrijving |
|---|---|
| Factuurnummer | Het formaat van uw factuurnummers, bijvoorbeeld jjjjmmdd-xxxx. Met Startwaarde factuurnummering bepaalt u het volgende volgnummer. Let op: de Belastingdienst eist een opeenvolgende reeks zonder gaten (zie Factureren - geavanceerd, hoofdstuk 10). |
| E-mailsjablonen | De standaardtekst van de e-mails voor facturen, aanmaningen en creditnota's. Klik op Wijzig om ze aan te passen (zie hoofdstuk 6). |
| Standaard betalingstermijn (in dagen) | De vervaldatum van een nieuwe factuur is de factuurdatum plus dit aantal dagen. |
| Factuurprofiel | Het uiterlijk en de inhoud van uw facturen: logo, briefpapier, marges, lettertype, kolommen en standaardteksten. Met Gebruik meerdere factuurprofielen (zie hoofdstuk 4) kunt u meerdere profielen maken, bijvoorbeeld een Engelstalig profiel. Zie Factuurprofiel. |
4. Algemene instellingen
| Instelling | Waarom aanzetten? |
|---|---|
| Gebruik meerdere factuurprofielen | U wilt facturen met verschillend uiterlijk of in een andere taal. |
| Gebruik generieke uurtarieven | Dezelfde tarieven in veel taken, of tariefswijzigingen vanaf een datum (zie Projecten). |
| Vreemde valuta in facturen (bèta) | U factureert ook in andere valuta dan de euro. |
| Gebruik categorieën bij tijdregistraties | U wilt uren onderscheiden, bijvoorbeeld voor toeslagen. Administratiekantoren gebruiken hier vaak het jaartal waarop het werk betrekking heeft, zoals de aangifte over 2025. |
| Gebruik start- en einddatum bij projecten | U kiest bij een project een start- en einddatum. Buiten die periode kan niemand uren schrijven. Met projectmanagement legt u ook een looptijd vast, maar zonder deze beperking. |
| Timesheet-instellingen | Onder meer Vernieuwde timesheetfuncties, Verberg taken in timesheets en Tijdregistratiepopup altijd tonen in timesheet. Zie Urenregistratie. |
| Registreer overwerk & tijd voor tijd | Overwerk automatisch bijhouden op basis van contracturen. Verschijnt pas als accordatie aan staat. |
| Uploadbare facturen bij kosten (bèta) | Bonnen en facturen uploaden bij kosten en declaraties. |
| Engelstalige versie voor medewerkers (bèta) | U heeft medewerkers die Fact-uur in het Engels willen gebruiken. |
| Gebruik geavanceerde begrotingen (bèta) | Begrotingen voor uren, omzet, kostprijs of onkosten, verdeeld over klant, project, taak, medewerker, functie, tijdscategorie of periode (zie Geavanceerde begrotingen). |
| Urenbegrotingen mogen niet overschreden worden | Opslaan van uren blokkeren zodra de begroting wordt overschreden, voor iedereen, ook voor managers. |
| Medewerkers kunnen alleen eigen planning zien | Medewerkers mogen de agenda van collega's niet zien. |
| Gebruik taken toewijzen aan medewerkers | Naast het project is ook per taak en taakgroep instelbaar wie er uren op mag schrijven (zie Projecten, hoofdstuk 6). |
| Toegang medewerkers tot basisrapporten | Medewerkers hebben toegang tot een rapport van hun eigen uren en onkosten, dat ze kunnen exporteren. |
| Extra velden medewerker | U kunt bij medewerkers ook het adres, telefoonnummer, vaardigheden, notities en bestanden vastleggen. |
5. Functionaliteiten/gebruikte modules
| Module | Wat krijgt u? |
|---|---|
| Gebruik facturering | Facturen. Zet het uit als u Fact-uur alleen voor tijdregistratie gebruikt. |
| Gebruik abonnementen | Terugkerende facturen (Financieel → Abonnementen). |
| Gebruik verzamelfacturen (bèta) | Meerdere projecten van één klant op één factuur (zie Verzamelfacturen). |
| Gebruik prikklok | Medewerkers houden de werkelijke tijd bij door de prikklok te starten, te pauzeren en te stoppen (zie Urenregistratie). |
| Gebruik agenda | U plant afspraken en todo's voor uzelf en uw medewerkers, ook direct bij een klant (zie Agenda en aanwezigheid). |
| Gebruik aanwezigheidsplanner | U ziet per dag wie er aanwezig, extern of afwezig is, en medewerkers geven zelf hun aanwezigheid door (zie Agenda en aanwezigheid). |
| Gebruik vernieuwde roosters | U plant medewerkers in diensten in op klanten en projecten, en publiceert het rooster naar uw medewerkers (zie Rooster). |
| Gebruik CRM (Relatiebeheer) | U legt per klant notities, afspraken, todo's en bestanden vast, zodat u snel ziet wat er bij een klant speelt (zie CRM). |
| Gebruik afdelingen & gebruikersgroepen | Medewerkers indelen in afdelingen met een eigen afdelingsmanager (zie Medewerkers). |
| Gebruik HRM-functies | U legt contracten en contracturen vast en houdt ziekte, verlof en overwerk van uw medewerkers bij (zie HRM). |
| Gebruik Accordatie | Medewerkers dienen hun week in en u accordeert de uren en onkosten voordat ze worden gefactureerd (zie Uren indienen en accorderen). Deze optie verschijnt pas als Gebruik HRM-functies aan staat. |
| Gebruik kosten | U legt kosten vast op projecten, zoals inkoop of materiaal, en rekent ze door aan de klant (zie Kosten). |
| Gebruik onkosten | Medewerkers declareren hun onkosten, zoals reiskosten (kilometervergoeding) of hotelovernachtingen (zie Onkosten). Hiervoor moeten Gebruik kosten en Gebruik HRM-functies aan staan. |
| Gebruik uurtarief van medewerker | U legt per medewerker een kostprijs per uur vast. Zo ziet u wat uw uren kosten en vergelijkt u de begroting met de werkelijke kosten. |
| Gebruik goedkeuring uren door klanten | Uw klanten keuren de geschreven uren en onkosten goed voordat u factureert, via een link in een e-mail (zie Goedkeuring door klanten). |
| Gebruik inhuur zzp'ers / Selfbilling | U huurt zzp'ers in die hun uren in Fact-uur schrijven, en Fact-uur maakt namens hen de factuur aan u op (zie Inhuur zzp'ers en selfbilling). |
6. E-mail
6.1 Hoe e-mails worden verstuurd
In het blok E-mail kiest u hoe Fact-uur e-mails verstuurt, zoals facturen en aanmaningen:
| Keuze | Omschrijving |
|---|---|
| Verstuur e-mails via Fact-uur | De e-mails worden verstuurd via de servers van Fact-uur. Zolang de DNS-instellingen van uw domein nog niet zijn ingesteld, is de afzender een adres van Fact-uur en gaan antwoorden naar uw eigen e-mailadres; daarna verstuurt Fact-uur met uw eigen e-mailadres als afzender. Dit is de aanbevolen keuze. |
| Verstuur e-mails via uw eigen SMTP-server | De e-mails gaan via uw eigen mailserver. U vult de serverinstellingen in en controleert ze met Test connectie. |
De optie Verstuur e-mails via SendGrid is verouderd en verdwijnt; kies een van de andere opties.
6.2 E-mailsjablonen
Als u een factuur verstuurt, vult Fact-uur het e-mailbericht automatisch in met een sjabloon. U past de sjablonen aan in het blok Facturering algemeen, met Wijzig bij:
- E-mailsjabloon voor versturen factuur
- E-mailsjabloon voor sturen aanmaning
- E-mailsjabloon voor sturen creditnota
- E-mailsjabloon selfbilling aan zzp'er (alleen met selfbilling)
In een sjabloon stelt u Van, Aan, Cc, Bcc, Onderwerp en het bericht in. Met Veld invoegen (het plusje bij een veld en in de werkbalk van het bericht) kiest u een gegeven dat bij het versturen automatisch wordt ingevuld, zoals het factuurnummer, de vervaldatum, het openstaande bedrag of de aanhef van de klant. Het veld staat als label in de tekst en wordt bij het versturen vervangen door de waarde.
Met Voorbeeld ziet u het bericht met voorbeeldgegevens. Bekijk na iedere wijziging het voorbeeld om te controleren of het bericht klopt.
6.3 Gestuurde e-mails
Via Management → Gestuurde e-mails ziet u de e-mails die vanuit Fact-uur zijn verstuurd, zoals facturen, aanmaningen, verzoeken om goedkeuring en uitnodigingen. Klik op een e-mail om het bericht te bekijken. Vanuit dit overzicht kunt u geen e-mails opnieuw versturen; verstuur de factuur dan opnieuw vanaf de factuur.
Is een e-mail mogelijk niet aangekomen, bijvoorbeeld omdat het adres niet bestaat of de ontvanger hem tegenhoudt, dan ziet u op de startpagina de melding Er is een e-mail die mogelijk niet is aangekomen. Klik erop voor het overzicht E-mail status, met de reden en het e-mailadres. Controleer dan het e-mailadres bij de klant en verstuur opnieuw.
7. API en externe koppelingen
Hier stelt u de API en de koppelingen in, met Wijzig bij Koppeling Twinfield instellingen, Koppeling Nmbrs instellingen, Koppeling Exact instellingen of Koppeling Peppyrus instellingen. Is de API of de koppeling met Nmbrs, Exact of Peppyrus nog niet voor u geactiveerd, dan ziet u een melding; neem dan contact op met Fact-uur. Zie API, Twinfield, Nmbrs en Peppyrus.
8. Instellingen op andere plekken
Niet alles stelt u in bij de bedrijfsinstellingen:
- Medewerkers en afdelingen: Management → Medewerkers en Afdelingen (zie Medewerkers).
- Tijdscategorieën: Management → Tijdscategorieën.
- Uurtarieven, kostentypes, declaratietypes en artikelen: Financieel (zie Kosten en Onkosten).
- Uw eigen naam, e-mailadres en wachtwoord: rechtsboven Instellingen → Persoonlijke instellingen (zie de Introductie, hoofdstuk 3).
Veelgestelde vragen
Ik zie een instelling niet.
Sommige instellingen verschijnen pas als een andere aan staat: Gebruik Accordatie pas met Gebruik HRM-functies, en Registreer overwerk & tijd voor tijd pas met Gebruik Accordatie. Andere instellingen worden door Fact-uur voor u aangezet.
Ik heb een instelling gewijzigd, maar zie het verschil niet.
Na het wijzigen van een module of een algemene instelling laadt Fact-uur meestal vanzelf opnieuw. Sommige instellingen werken pas nadat u opnieuw inlogt. Log daarom uit en weer in. Dat geldt ook voor collega's die al waren ingelogd.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.