Projectmanagement
Met projectmanagement ziet u in één oogopslag hoe uw projecten en taken ervoor staan. U ziet hoeveel uur er is begroot, hoeveel uur er is geregistreerd en wanneer de deadline nadert. Voortgangsbalken laten zien welke projecten op schema liggen en waar de begroting wordt overschreden. U kunt ook automatisch voortgangsoverzichten per e-mail laten versturen.
1. Voorbereiden: begroting en deadline
De overzichten tonen projecten en taken met een urenbegroting. Stel daarom bij het project een begroting in (zie Projecten):
- Begroot op urenbasis: één aantal uren voor het hele project.
- Begroot op taakniveau: een aantal uren per taak, bij Urenbegroting van de taak.
Voor een deadline vult u de einddatum van het project in, of per taak de Einddatum.
2. Lopende projecten
Ga naar Lopende projecten → Lopende projecten. U ziet per project:
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Deadline | De einddatum van het project: groen als die nog moet komen, rood als die voorbij is. |
| Begroot | De begrote uren. |
| Geschreven | De geschreven uren. |
| Verschil | Wat er nog over is van de begroting. |
| Voortgang | Een balk met het percentage geschreven ten opzichte van begroot. |
- Klik op een project om de taken eronder te zien, elk met een eigen voortgangsbalk. Via ··· → Open project details opent u het project.
- Een waarschuwingspictogram betekent dat het project als geheel binnen de begroting blijft, maar dat één of meer taken hun begroting overschrijden.
- Met de filters kiest u Alle lopende projecten of Alle projecten - inclusief archief (als projectmanager ook Mijn lopende projecten), een periode, en eventueel een klant of naam.
2.1 De voortgangsbalk
| Balk | Betekenis |
|---|---|
| Blauw, met ... % voltooid | Binnen de begroting. |
| Groen | Precies 100%: de begroting is op. |
| Rood, met Overschrijding van ... % | Meer geschreven dan begroot. |
| Geen begroting | Er is geen urenbegroting ingevuld. |
Is er op projectniveau begroot, dan toont een taak haar uren ten opzichte van de projectbegroting, bijvoorbeeld 25% van projectbegroting.
3. Ingeplande taken
Via Lopende projecten → Ingeplande taken ziet u dezelfde informatie per taak, gesorteerd op deadline: Taak, Klantproject, Deadline, Begroot, Geschreven, Verschil en Voortgang. De deadline is de einddatum van de taak, of anders die van het project.
Medewerkers vinden dit overzicht onder Taken → Ingeplande taken, met het filter Mijn ingeplande taken: de begrote taken waarop zij uren mogen registreren.
4. Automatische e-mails
Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen) Automatische e-mails aan. Onderaan de bedrijfsinstellingen verschijnt dan het blok Automatische e-mails, met:
| Omschrijving | |
|---|---|
| Taken-overzicht voor medewerkers | Elke medewerker krijgt een overzicht van de taken met begroting waarop hij of zij uren mag schrijven, met de voortgang. |
| Projectoverzicht voor managers | Projectmanagers krijgen een overzicht van de openstaande projecten die zij beheren, met de voortgang. |
Klik op Wijzig om een e-mail Actief te maken en de Frequentie (wekelijks of maandelijks), de dag, het tijdstip en de Selectie in te stellen. Ontvangers kunnen zich via de link onderaan de e-mail afmelden.
Veelgestelde vragen
Mijn project staat niet bij Lopende projecten.
Het project heeft geen begroting op urenbasis of op taakniveau, of het is afgerond. Kies dan Alle projecten - inclusief archief.
De voortgangsbalk toont Geen begroting.
Vul bij het project of de taak een urenbegroting in.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.