Twinfield

Met de Twinfield-koppeling exporteert u verzonden facturen uit Fact-uur als verkoopboekingen naar Twinfield. De klant wordt daarbij als debiteur in Twinfield aangemaakt. Daarnaast kunt u de betaalstatus vanuit Twinfield overnemen, zodat betaalde facturen ook in Fact-uur als betaald worden gemarkeerd.

Let op: De koppeling boekt de factuur als verkoopboeking in Twinfield. Uw klant ontvangt de factuur zoals u gewend bent vanuit Fact-uur, niet vanuit Twinfield.

1. Koppeling activeren

De Twinfield-koppeling wordt op verzoek voor u geactiveerd. Zolang de koppeling niet actief is, ziet u de instellingen en het menu-item Twinfield niet.

Stuur een e-mail naar info@fact-uur.nl met het verzoek om de Twinfield-koppeling te activeren.
Na activatie verschijnt onder Instellingen het onderdeel Koppeling Twinfield instellingen en in het hoofdmenu onder Financieel het item Twinfield export.

2. Twinfield-account koppelen

Voordat u kunt exporteren, koppelt u uw Twinfield-account. U meldt zich hiervoor beveiligd aan bij Twinfield (via OAuth). Fact-uur slaat uw Twinfield-wachtwoord niet op.

Ga naar Instellingen en open Koppeling Twinfield instellingen via Wijzig.
Klik op Twinfield-account koppelen.
Bevestig dat u wordt doorgestuurd naar Twinfield en geef daar uw goedkeuring.
Na goedkeuring keert u terug in Fact-uur en is de koppeling actief (herkenbaar aan een groen vinkje).

Tip: Bij een actieve koppeling staat er Opnieuw instellen (opnieuw inloggen bij Twinfield, bijvoorbeeld als de koppeling is verlopen) en Deactiveren (de koppeling verwijderen).

3. Instellingen invullen

Vul in de Twinfield-instellingen de gegevens in die bepalen waar en hoe er wordt geboekt:

Veld	Omschrijving
Twinfield office	De administratie (office) in Twinfield waarin geboekt wordt. Verplicht.
Twinfield Dagboek verkoop	De code van het verkoopdagboek waarin de facturen worden geboekt. Verplicht.
Twinfield Grootboekrekening debiteuren	De grootboekrekening voor de debiteurenpost.
Gebruik factuurdatum als periode in Twinfield	Aan: de factuurdatum bepaalt de boekingsperiode. Uit: de periode-begindatum van de factuur wordt gebruikt.

4. Grootboekrekeningen en kostenplaatsen

Onderin de instellingen beheert u de Grootboekrekeningen en Kostenplaatsen. Klik op een bestaande regel om deze te wijzigen, of op Nieuwe aanmaken.

De code die u hier invult, wordt bij export één op één doorgegeven aan Twinfield: de grootboekrekening bepaalt de boekingsregel, de kostenplaats is optioneel. Gebruik daarom dezelfde codes als in uw Twinfield-administratie.

Let op: Elke factuurregel moet een grootboekrekening hebben; anders lukt de export niet ("Ongeldige grootboekrekening").

4.1 Grootboekrekening per factuurregel

De grootboekrekening en de kostenplaats horen bij de factuurregel. Elke regel kan dus op een andere rekening worden geboekt, bijvoorbeeld advieswerk op 8000 en licenties op 8100. Zo komt de grootboekrekening op de regel:

Waar	Wat stelt u in
Taak	Het veld Grootboekrekening. Regels met uren of een vast bedrag van die taak krijgen deze rekening. Stelt u de rekening in bij een taakgroep, dan nemen de taken in die groep hem over.
Kostentype en declaratietype	Het veld Grootboekrekening (via Financieel). Regels met kosten of onkosten van dat type krijgen deze rekening. Voegt u alle kosten samen tot één regel, dan wordt er per grootboekrekening een regel gemaakt.
Abonnement	Bij de factuurregels van het abonnement, ook de kostenplaats. Beide gaan mee naar elke factuur.
Factuur	Bij een factuurregel kunt u de Grootboekrekening en de Kostenplaats altijd nog zelf kiezen of wijzigen, ook bij regels die u met de hand toevoegt.

De kostenplaats wordt niet automatisch ingevuld; die kiest u per factuurregel. Stel bij alle facturabele taken, kostentypes en declaratietypes een grootboekrekening in, dan hoeft u op de factuur meestal niets meer te kiezen.

5. Facturen exporteren

Let op: Bestaat de klant nog niet in Twinfield, dan wordt deze bij het exporteren automatisch aangemaakt. U hoeft de klant dus niet vooraf aan te maken (zie Klanten in Twinfield).

5.1 Automatisch bij verzenden

Zodra u een factuur verzendt, wordt deze automatisch naar Twinfield geëxporteerd. Bij succes verschijnt Factuur … is geëxporteerd naar Twinfield.

Let op: Gaat het exporteren mis, dan wordt de factuur gewoon verzonden. U krijgt een melding en kunt de factuur later handmatig exporteren. Het exporteren naar Twinfield blokkeert het verzenden dus nooit.

5.2 Handmatig via het tabblad

Ga in het hoofdmenu naar Financieel → Twinfield export, tabblad Te exporteren facturen.
Kies een periode en klik op Facturen ophalen. Met Alleen niet geëxporteerde facturen toont u alleen wat nog geëxporteerd moet worden.
Klik bij een factuur op Exporteer. Kies in het venster per factuurregel de grootboekrekening en bevestig.

Met Verwijder uit lijst markeert u een factuur als geëxporteerd zonder iets naar Twinfield te sturen, bijvoorbeeld voor facturen die u niet wilt exporteren. Bij een factuur die al is geëxporteerd, staat Reset, waarmee u de factuur in Fact-uur weer op niet-geëxporteerd zet.

Let op: Reset en Verwijder uit lijst wijzigen niets in Twinfield; ze regelen alleen de status in Fact-uur.

6. Betalingen terugkoppelen

Op het tabblad Afgeletterde facturen haalt Fact-uur de afletterstatus uit Twinfield op, zodat u ziet welke facturen daar al betaald zijn.

Open Financieel → Twinfield export, tabblad Afgeletterde facturen.
Kies een periode en klik op Facturen ophalen.
Bij een factuur die in Twinfield is afgeletterd maar in Fact-uur nog openstaat, klikt u op Markeer factuur als betaald. Met Markeer alles als betaald doet u dit voor alle getoonde facturen tegelijk.

Let op: De koppeling zet niets af in Twinfield; ze leest de afletterstatus uit Twinfield en zet de factuur in Fact-uur op betaald.

7. Klanten in Twinfield

Bij het exporteren koppelt Fact-uur uw klant aan een debiteur in Twinfield. Bestaat de klant daar nog niet, dan wordt deze automatisch aangemaakt. U hoeft de klant dus niet vooraf in Twinfield aan te maken.

Standaard krijgt de debiteur in Twinfield als code het interne nummer van de klant in Fact-uur. Wilt u dat de code gelijk is aan het Debiteurennummer van de klant, dan stelt Fact-uur dat voor u in; neem daarvoor contact met ons op via info@fact-uur.nl. Elke klant moet dan een debiteurennummer hebben, anders kan de factuur niet worden geëxporteerd.

Belangrijk: Elke klant in Fact-uur is gekoppeld aan één debiteur in Twinfield. Bij een volgende factuur voor dezelfde klant wordt steeds dezelfde debiteur gebruikt, zodat er geen dubbele debiteuren ontstaan. Deze koppeling bepaalt op welke debiteur uw omzet in Twinfield terechtkomt; het is dus belangrijk dat elke klant met de juiste debiteur is verbonden.

Veelgestelde vragen

De koppeling vraagt of ik opnieuw wil inloggen

De verbinding met Twinfield is verlopen. Open de Twinfield-instellingen en klik op Opnieuw instellen om opnieuw in te loggen. Zie stap 2.

Bij het exporteren krijg ik "Ongeldige grootboekrekening"

Een factuurregel heeft geen grootboekrekening, of de rekening bestaat niet in Twinfield. Kies op de factuur bij die regels een Grootboekrekening en stel hem voortaan in bij de taak, het kostentype of het declaratietype (zie Grootboekrekeningen).

Wat doet "Verwijder uit lijst"?

Dit markeert de factuur als geëxporteerd zonder iets naar Twinfield te sturen. De factuur verdwijnt dan uit de lijst met niet-geëxporteerde facturen. Er wordt niets in Twinfield gewijzigd.

Verstuurt Twinfield de factuur naar mijn klant?

Nee. De koppeling maakt alleen de boeking. De factuur verstuurt u zelf vanuit Fact-uur.

Staat uw vraag er niet tussen?

Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.

Neem contact op