Urenregistratie

1. Waarom uren registreren?

Soort uren	Waarvoor
Facturabel	Factureren aan de klant, en het bijhouden van de begroting en het voorschot van een project.
Niet facturabel	Inzicht in interne tijd, zoals overleg, acquisitie of offertes, of het bijhouden van uren voor een subsidie zoals de WBSO.
Verlof, ziekte en feestdagen	Het verlof- en ziektesaldo van uw medewerkers (zie HRM).

Alle geschreven uren samen worden ook gebruikt voor rapportages, voor het berekenen van overwerk ten opzichte van de contracturen (zie HRM) en eventueel voor toeslagen en de salarisadministratie.

---

2. Klant, project en taak

U registreert uren altijd op een taak binnen een project van een klant. Of de uren facturabel zijn, hangt af van de taak en het type project (zie Projecten).

Voor interne uren, verlof en ziekte gebruikt u een intern project dat niet facturabel is, met taken als Overleg, Verlof of Ziekte. Hoe u verlof- en ziektetaken instelt, leest u bij HRM.

---

3. Duur of begin- en eindtijd

U kunt uren op twee manieren invullen:

• Alleen de duur: u typt per dag het aantal uren in, bijvoorbeeld 7:30. Dit is de standaard.
• Begin- en eindtijd: in de details vult u bij Bestede tijd de begin- en eindtijd in, en eventueel een Pauze.

Een begin- en eindtijd is nodig als u toeslagen berekent voor avond-, nacht- of weekenduren (zie Onregelmatigheidsuren (ORT)), of als u de tijden aan de klant wilt tonen. Met Tijdregistratiepopup altijd tonen in timesheet (zie hoofdstuk 6) vullen medewerkers altijd een begin- en eindtijd in. De prikklok legt de begin- en eindtijd automatisch vast (zie 5.2).

---

4. De Timesheet

Ga naar Uren → Timesheet. U ziet een week, met per regel een project of taak en per dag een vak voor de tijd.

• Met « en » gaat u een week terug of vooruit, met Deze week terug naar de huidige week. Klik op het weeknummer om een datum te kiezen.
• Onderaan ziet u het totaal per dag en voor de hele week.
• Met Alleen ingevulde tonen verbergt u regels zonder uren.

4.1 Een regel toevoegen

1. Klik op Project toevoegen (of, afhankelijk van de instellingen, Regel toevoegen of Urenregel toevoegen).
2. Kies de klant, het project en, als daarom gevraagd wordt, de taak. Taken die al in uw Timesheet staan, ziet u grijs.
3. Klik op Ok, of op Ok + Nog een taak om direct nog een regel toe te voegen.

In de standaard Timesheet blijft de regel staan, ook in de volgende weken; een project zonder uren in de getoonde week haalt u weg met het kruisje vóór de projectnaam. Met Vernieuwde timesheetfuncties begint elke week leeg; gebruik dan Favorieten laden of Recente projecten laden.

4.2 Uren invullen

1. Typ in het vak van de juiste dag de tijd in uren en minuten.
2. Klik op het kleine knopje in het vak (of druk op pijltje-omlaag) om de details te openen. Vul de Omschrijving in; die is verplicht zodra er tijd is ingevuld. Hier kunt u ook de begin- en eindtijd (Bestede tijd), de Pauze en eventueel een Categorie invullen.
3. Klik op Opslaan. Uren worden pas bewaard als u opslaat; gaat u naar een andere week zonder op te slaan, dan krijgt u eerst een waarschuwing.

4.3 Aanpassen en verwijderen

• Pas de tijd in het vak aan, of open de details. Daar vindt u ook Tijdsregistratie kopiëren en Tijdsregistratie verwijderen. Klik daarna op Opslaan.
• Een grijs vak kunt u niet meer wijzigen: de uren zijn gefactureerd of geaccordeerd, of de taak of het project is afgesloten.
• Is de week ingediend of geaccordeerd, dan ziet u de hele Timesheet alleen-lezen (zie Uren indienen en accorderen).
• Een groen vak met een vinkje is goedgekeurd door de klant. Wilt u het toch wijzigen, klik dan op het vak en op Wijzig; de klant moet de uren daarna opnieuw goedkeuren. Afgekeurde uren ziet u met een melding bovenaan; de reden staat in de details.

4.4 Goedkeuring door de klant

Werkt uw bedrijf met goedkeuring door de klant, dan stuurt u met Verzoek goedkeuring klant (eventueel onder Opties) uw klant een e-mail met een link om de uren goed te keuren. Werkt u met goedkeuring per week, dan gaat dat via Goed te keuren weken of automatisch. Zie Goedkeuring door klanten.

---

5. Andere manieren om uren te schrijven

Naast de Timesheet kunt u op deze manieren uren schrijven:

Manier	Waar	Handig voor
Mobiele versie	Fact-uur in de browser van uw telefoon	Onderweg uren en onkosten invullen per dag (zie 5.1).
Prikklok	Startpagina en mobiele versie	De werkelijke tijd bijhouden terwijl u werkt: starten, pauzeren, stoppen. Bij het verwerken wordt het een gewone tijdregistratie (zie 5.2).
Urenoverzicht	Uren → Overzicht	Uren in een lijst bekijken, zoeken en aanpassen, of losse registraties toevoegen. Niet voor medewerkers.
Project	Tabblad Geschreven uren van een project	Uren toevoegen voor een specifiek project.
Rooster	Timesheet, Roosteruren overnemen als tijdregistraties	Ingeplande diensten in één keer als uren overnemen (met de roostermodule).
Importeren	Management → Data importeren	Veel uren tegelijk vanuit een CSV-bestand (zie Data importeren). Alleen voor beheerders.
API	Koppeling met een ander systeem	Uren automatisch laten aanleveren door een ander pakket.

5.1 De mobiele versie

Logt u in op uw telefoon, dan opent Fact-uur automatisch de mobiele versie. U hoeft geen app te installeren: de mobiele versie werkt in de browser van uw telefoon. Onder Uren ziet u uw week; tik op een dag en kies Nieuwe tijdregistratie of Nieuwe onkosten. Ook Week afsluiten en de prikklok zijn hier beschikbaar. Via de mobiele versie kunt u alleen uw eigen uren registreren. Met Naar desktopapplicatie gaat u naar de volledige versie.

5.2 De prikklok

Met de prikklok registreert u uw werktijd terwijl u bezig bent. U vindt de prikklok op de startpagina, in het blok Snelkoppelingen, en op het beginscherm van de mobiele versie. De prikklok staat standaard aan; u zet hem uit met Gebruik prikklok in de bedrijfsinstellingen (zie hoofdstuk 6).

1. Klik op Start prikklok. Op de startpagina kunt u vast een omschrijving, klant, project en taak invullen, maar dat hoeft niet. In de mobiele versie kiest u eerst het project en de taak.
2. Klik op Stop prikklok en kies Stop prikklok of Pauzeer prikklok. Na een pauze gaat u verder met Vervolg prikklok; de pauzetijd wordt bijgehouden.
3. Na het stoppen vult u de ontbrekende gegevens aan, zoals de omschrijving en de taak, en slaat u op. Doet u dat later, klik dan op Verwerk uren. De tijd wordt dan een gewone tijdregistratie in uw Timesheet, met de begin- en eindtijd en de pauze.

Elke gebruiker ziet alleen zijn of haar eigen prikklok; er is geen overzicht van wie er op dit moment aan het werk is.

---

6. De Timesheet instellen

Elk bedrijf werkt anders. Daarom kunt u de Timesheet aanpassen in Management → Bedrijfsinstellingen, blok Algemene instellingen (zie ook Bedrijfsinstellingen):

Instelling	Waarom aanzetten?
Vernieuwde timesheetfuncties	Medewerkers werken op veel verschillende taken. De Timesheet begint leeg, medewerkers voegen zelf regels toe en slaan veelgebruikte regels op als favoriet, met Favorieten laden en Recente projecten laden.
Alle projecten in timesheet tonen	U heeft weinig projecten en wilt dat iedereen ze direct ziet, zonder ze eerst toe te voegen.
Verberg taken in timesheets	Uw projecten hebben meestal maar één taak. Die taak wordt dan niet apart getoond, wat de Timesheet overzichtelijker maakt.
Tijdregistratiepopup altijd tonen in timesheet	U wilt dat medewerkers altijd een begin- en eindtijd invullen, bijvoorbeeld voor toeslagen of om aan de klant te tonen.
Omschrijving tijdregistratie standaard leeg	U wilt dat medewerkers zelf een omschrijving typen in plaats van de taaknaam over te nemen. Handig als de omschrijving op de factuur of urenbijlage komt. Verschijnt pas als de tijdregistratiepopup altijd getoond wordt.
Gebruik categorieën bij tijdregistraties	U wilt uren onderscheiden, bijvoorbeeld voor toeslagen op weekend- en feestdagen. De categorieën beheert u via Management → Tijdscategorieën.
Gebruik start- en eindatum bij projecten	Projecten lopen in een vaste periode. Medewerkers kunnen dan alleen uren schrijven binnen de looptijd van het project.
Timesheet altijd wijzigbaar tonen	Managers passen vaak uren aan. Normaal opent de Timesheet voor managers alleen-lezen.
Urenbegrotingen mogen niet overschreden worden	U wilt dat er niet meer uren worden geschreven dan begroot. Opslaan wordt dan voor iedereen geblokkeerd, ook voor managers.
Gebruik printbaar urenbriefje	Uw klant tekent op locatie een urenbriefje. Medewerkers printen dat vanuit de Timesheet.
Registreer overwerk & tijd voor tijd	Medewerkers hebben contracturen en u wilt overwerk automatisch bijhouden. Verschijnt pas als accordatie aan staat (zie HRM).

In het blok Functionaliteiten/gebruikte modules zet u verder onder meer de prikklok, accordatie, onkosten en goedkeuring uren door klanten aan. Fact-uur herlaadt na het opslaan automatisch.

---

7. Wie schrijft uren voor wie?

Iedereen schrijft zijn of haar eigen uren. Wat u daarnaast mag, hangt af van uw rol:

Rol	Uren van anderen	Accorderen
Medewerker	Nee.	Nee, alleen de eigen week indienen.
Medewerker + project- & klantbeheer	Alleen bekijken via de projecten, als dat is ingesteld.	Nee.
Afdelingsmanager	Bekijken en wijzigen voor de eigen afdeling.	Ja, voor de eigen afdeling.
Bedrijfsmanager	Bekijken en wijzigen voor iedereen.	Ja, voor iedereen.

Mag u uren van anderen schrijven, dan kiest u boven de Timesheet de medewerker. Als manager opent de Timesheet standaard alleen-lezen, ook uw eigen; klik op Wijzigen om uren aan te passen. Via Uren → Overzicht ziet u de uren van iedereen die u mag zien in een lijst.

Welke rol iemand heeft, stelt u in bij de medewerker (zie Medewerkers).

---

8. Periode afsluiten

Met Periode afsluiten zorgt u dat tot een bepaalde datum niemand meer uren of onkosten kan schrijven of wijzigen, bijvoorbeeld als een maand in de boekhouding is afgesloten of de salarissen zijn verwerkt. Alleen bedrijfsmanagers kunnen een periode afsluiten.

1. Ga naar Uren → Periode afsluiten (met accordatie heet dit Uren accorderen).
2. Klik op Periode afsluiten... en kies tot en met welke week de periode wordt afgesloten. Met accordatie heet de knop Periode afsluiten (t/m week ...), of kiest u via Periode opties... zelf de week.

U kunt dit altijd weer aanpassen. Werkt uw bedrijf met accordatie, dan kunt u een periode pas afsluiten als alle weken daarin zijn geaccordeerd (zie Uren indienen en accorderen).

---

9. Onkosten

Gebruikt uw bedrijf onkosten, dan declareren medewerkers die in dezelfde Timesheet: onder elk project met onkosten staat de regel Onkostendeclaraties (met Vernieuwde timesheetfuncties via Onkostenregel toevoegen), of in de mobiele versie met Nieuwe onkosten. Zie Onkosten.

---

Veelgestelde vragen

Ik kan geen taak kiezen bij het toevoegen.

Kies eerst een project. Afgeronde taken worden niet getoond. Ziet u het project of de taak helemaal niet, dan mag u er waarschijnlijk geen uren op schrijven (zie Bestemd voor bij Projecten).

Ik kan een project niet uit mijn Timesheet halen.

Er staan in de getoonde week uren of onkosten op. Verwijder eerst die uren, of laat het project staan.

Mijn uren zijn grijs en ik kan ze niet wijzigen.

De uren zijn al gefactureerd of geaccordeerd, de taak of het project is afgesloten, of de periode is afgesloten. Vraag uw manager als er toch iets moet veranderen.

Ik krijg de melding dat niet alle velden goed zijn ingevuld.

Bij ingevulde uren is een omschrijving verplicht. Open de details van het vak en vul de omschrijving in.

Ik ben vergeten de prikklok te stoppen.

Klik op Stop prikklok en pas bij het verwerken onder Details de begin- en eindtijd aan. In de mobiele versie kunt u ook de datum van de eindtijd aanpassen.

Ik kan mijn uren niet opslaan: de begroting wordt overschreden.

Uw bedrijf heeft ingesteld dat urenbegrotingen niet overschreden mogen worden. Dit geldt ook voor het wijzigen van bestaande uren op een project of taak die al boven de begroting zit. Vraag de projectmanager om de begroting van het project of de taak te verhogen.