Goedkeuring door klanten

Met klantgoedkeuring laat u klanten de geregistreerde uren en onkosten controleren en goedkeuren voordat u factureert. Zo verkleint u de kans op vragen of discussies achteraf. Er zijn twee varianten:

Variant	Werkwijze
Goedkeuring per verzoek	U of de medewerker zelf stuurt vanuit de Timesheet een verzoek voor één medewerker en een periode. De klant krijgt een e-mail met een link, beoordeelt de uren en keurt ze in één keer goed.
Goedkeuring per week	Zodra een week is afgesloten, krijgen de contactpersonen van het project een e-mail met een link, eventueel automatisch. Via de link keurt de klant per week en per medewerker goed, of keurt losse uren af met een reden.

Welke variant heeft u? Dat ziet u zo:

Staat in de Timesheet de knop Verzoek goedkeuring klant (eventueel onder Opties), dan heeft u Goedkeuring per verzoek.
Ziet u via Uren → Goedkeuring door klant het blok Goed te keuren weken, en staan in de bedrijfsinstellingen de opties Goedkeuring door klanten - automatisch mails versturen en Goedkeuring door klanten - ook niet-factureerbare uren goedkeuren, dan heeft u Goedkeuring per week.

Twijfelt u, neem dan contact met ons op via info@fact-uur.nl.

1. Inschakelen

Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen) Gebruik goedkeuring uren door klanten aan.
Zet bij elk project waarvan de klant de uren moet goedkeuren Urenaccordatie door klant aan.

Goedkeuring per week wordt door Fact-uur voor u aangezet; neem daarvoor contact met ons op via info@fact-uur.nl. Daarna verschijnen in de bedrijfsinstellingen ook:

Goedkeuring door klanten - automatisch mails versturen: verzoeken gaan automatisch naar de klant.
Goedkeuring door klanten - ook niet-factureerbare uren goedkeuren: standaard keurt de klant alleen facturabele uren goed.

Onkosten worden altijd alleen goedgekeurd als ze facturabel zijn.

2. Goedkeuring per verzoek

2.1 Verzoek versturen

Open de Timesheet van de medewerker (als medewerker: uw eigen Timesheet) en klik op Verzoek goedkeuring klant, eventueel onder Opties.
Kies de Klant, eventueel het Project, de Contactpersoon klant en de Periode.
Klik op OK. De contactpersoon ontvangt de e-mail Verzoek tot goedkeuren uren met een link.

Elk goedkeuringsverzoek heeft betrekking op één medewerker.

2.2 Wat de klant ziet

Via de link bekijkt de klant zonder in te loggen de uren, onkosten en weektotalen. Met Uren goedkeuren vult de klant zijn of haar naam in en bevestigt. De klant, de medewerker en de projectmanager krijgen een bevestiging per e-mail met een overzicht van de goedgekeurde uren.

Let op: Bij goedkeuring per verzoek kan de klant alleen alles goedkeuren. Afkeuren kan alleen bij goedkeuring per week.

2.3 Verzoeken bijhouden

Via Uren → Goedkeuring door klant ziet u bij Openstaande goedkeuringsverzoeken de verzoeken die nog niet zijn goedgekeurd. Met Stuur opnieuw stuurt u een herinnering, met Verwijderen verwijdert u een verzoek. Verzoeken waarvoor alle uren zijn goedgekeurd, verdwijnen automatisch uit het overzicht.

2.4 Goed om te weten

Het verzoek bevat alle uren en onkosten in de gekozen periode die nog niet zijn goedgekeurd, ook als de medewerker de week nog niet heeft afgesloten. Stuur het verzoek daarom pas als de uren compleet zijn.
U kiest per verzoek zelf de contactpersoon die het verzoek krijgt.

3. Goedkeuring per week

3.1 Voorbereiden

Koppel bij elk project met Urenaccordatie door klant de Contactpersonen die de uren goedkeuren. Zonder gekoppelde contactpersoon gaan er geen goedkeuringsverzoeken uit, en kan elke contactpersoon van de klant de uren van dat project zien en goedkeuren. Met gekoppelde contactpersonen ziet een contactpersoon alleen de uren van de eigen projecten.
Medewerkers sluiten elke week af met Week afsluiten. Pas dan kan de klant de uren van die week goedkeuren. Werkt u ook met accordatie, dan ziet de klant de uren pas als u de week heeft geaccordeerd (zie Uren indienen en accorderen).

3.2 Verzoek versturen

Automatisch: met Goedkeuring door klanten - automatisch mails versturen krijgen de contactpersonen een e-mail zodra een medewerker de week afsluit, of, met accordatie, zodra u de week accordeert. Een contactpersoon krijgt in principe hooguit eens per twee uur een e-mail; is het project of de contactpersoon intussen gewijzigd, dan kan er eerder een nieuwe e-mail komen.
Met de hand: via Uren → Goedkeuring door klant ziet u bij Goed te keuren weken welke weken nog goedgekeurd moeten worden. Klik op Verstuur goedkeuringsverzoeken en daarna per project op Stuur goedkeuringsverzoek naar ....

De e-mail gaat naar alle contactpersonen van het project.

3.3 Wat de klant ziet

Via de link ziet de klant per week en per medewerker de uren en onkosten die nog goedgekeurd moeten worden.

Goedkeuren: de klant klikt op Uren goedkeuren, vult de naam in en bevestigt. De hele week van die medewerker is dan goedgekeurd.
Afkeuren: de klant klikt bij een regel op Afkeuren, geeft een reden op en kan eventueel een ander aantal uren voorstellen. De projectmanager krijgt hiervan een e-mail.

Heeft een project meerdere contactpersonen, dan kan elk van hen goedkeuren; zodra een van hen goedkeurt, zijn de betreffende uren afgehandeld.

4. Na goedkeuren of afkeuren

Goedgekeurde uren staan in de Timesheet in een groen vak met een vinkje. Wijzigt u het aantal uren, dan moet de klant ze opnieuw goedkeuren; Fact-uur waarschuwt u daarvoor. Alleen de omschrijving wijzigen kan zonder nieuwe goedkeuring.
Afgekeurde uren ziet u met een melding bovenaan de Timesheet. In de details staat de reden. Heeft de klant een aantal uren voorgesteld, dan neemt u dat over met Suggestie overnemen; de uren hoeven dan niet opnieuw te worden goedgekeurd. Past u ze zelf aan, dan moet de klant ze na het opslaan opnieuw goedkeuren.
Via Uren → Goedkeuring door klant ziet u bij Goedgekeurd door klanten wie wat wanneer heeft goedgekeurd, met het overzicht als bestand, en bij Afgekeurd door klanten de afgekeurde uren. In het urenoverzicht filtert u op Afgekeurd door klant.

5. Gevolgen voor factureren

Factureert u vanuit een project, dan komen uren die de klant nog niet heeft goedgekeurd wél op de factuur. U ziet daarvan alleen een waarschuwing. Controleer dus eerst of alles is goedgekeurd.
In Financieel → Factureren ziet u per project Uren goedgekeurd door klant of Niet alle uren goedgekeurd door klant. Factureert u meerdere projecten tegelijk, dan moeten alle uren goedgekeurd zijn.
Uren die de klant heeft goedgekeurd, kunt u op de factuur niet meer aanpassen met Uren aanpassen.
Op de urenbijlage staat bij goedgekeurde uren door wie en wanneer ze zijn goedgekeurd.

Veelgestelde vragen

De klant krijgt bij de link de melding Ongeldige waarde.

Verstuur het verzoek opnieuw via Openstaande goedkeuringsverzoeken → Stuur opnieuw. De nieuwe link werkt wel.

Ik zie de knop Verzoek goedkeuring klant niet.

Deze knop hoort bij goedkeuring per verzoek. Bij goedkeuring per week verstuurt u verzoeken via Goed te keuren weken, of automatisch.

Een week staat niet bij Goed te keuren weken.

De medewerker heeft de week nog niet afgesloten, of u heeft de week nog niet geaccordeerd. Bevat de week alleen niet-factureerbare uren, dan staat hij hier alleen als u ook niet-factureerbare uren laat goedkeuren.

Mijn klant ziet geen uren om goed te keuren.

Controleer of bij het project Urenaccordatie door klant aan staat, of de contactpersoon aan het project gekoppeld is, en of de week is afgesloten (en eventueel geaccordeerd).

Staat uw vraag er niet tussen?

Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.

Neem contact op