AFAS

Met de AFAS-koppeling boekt u uw verkoopfacturen als verkoopjournaalpost in AFAS SB (Focus). U blijft uw facturen in Fact-uur aanmaken en versturen. Alleen de financiële boeking wordt naar AFAS doorgestuurd. Hier leest u hoe u de koppeling activeert, instelt en gebruikt.

Let op: De koppeling boekt een verkoopjournaalpost (de financiële boeking), geen verkoopfactuur die AFAS zelf verstuurt. Uw klant ontvangt de factuur dus vanuit Fact-uur, niet vanuit AFAS.

1. Koppeling activeren

De AFAS-koppeling wordt op verzoek voor u geactiveerd. Zolang de koppeling niet actief is, ziet u de instellingen en het menu-item AFAS niet.

Stuur een e-mail naar info@fact-uur.nl met het verzoek om de AFAS-koppeling te activeren.
Na activatie verschijnt onder Instellingen het onderdeel Koppeling AFAS instellingen en in het hoofdmenu onder Financieel het item AFAS.

2. API-app aanmaken in AFAS SB

Om Fact-uur toegang te geven, maakt u eerst een app aan in het App Center van AFAS SB. Hieruit komen de twee gegevens die Fact-uur nodig heeft: de url en het app-token.

Ga in AFAS SB naar het App Center (zoekhulp Ctrl+Spatie, typ App Center).
Klik op Nieuw. Een afbeelding of logo kiezen is optioneel.
Kies bij Connector bundel: Publiek: Externe facturatie.
Kies bij Autorisatie: Token.
Klik op Opslaan (Ctrl+S) en daarna op Activeren.
Kopieer het token dat verschijnt. U heeft dit straks nodig in Fact-uur.

Let op: Behandel het app-token als een wachtwoord. Deel het niet en bewaar het zorgvuldig.

Tip: De url is het adres waarmee u in AFAS bent ingelogd, in de vorm https://subdomein.afasfocus.nl/klantomgeving. Zowel het deel vóór als na de schuine streep hoort erbij.

3. Koppeling instellen in Fact-uur

Ga naar Instellingen en open Koppeling AFAS instellingen via Wijzig.
Klik bij AFAS-gegevens op Instellen....
Vul de AFAS url en het AFAS app-token in en klik op Verbinden.

Als de verbinding is geslaagd, verschijnt de bevestiging Verbinding met AFAS is gelukt en worden de url en het token opgeslagen. Lukt de verbinding niet, dan blijft het venster open met een melding die aangeeft wat er niet klopt (bijvoorbeeld een onjuiste url of een verlopen token), zodat u het kunt corrigeren.

3.1 Administratie kiezen

Na het verbinden verschijnt het veld Administratie. Een AFAS-omgeving kan meerdere administraties bevatten; kies hier de administratie waarin de facturen geboekt moeten worden. Heeft de omgeving één administratie, dan wordt deze automatisch geselecteerd.

Tip: Met de link Verbinding testen controleert u later of de koppeling nog werkt. Met Koppeling deactiveren verwijdert u de url en het token weer uit Fact-uur.

4. Grootboekrekeningen instellen

Elke factuurregel wordt in AFAS op een grootboekrekening geboekt. Fact-uur bepaalt de rekening op basis van het grootboek nummer dat u aan een grootboekrekening koppelt.

Onderaan Koppeling AFAS instellingen vindt u het onderdeel Grootboekrekeningen.
Klik op een bestaande rekening om deze te wijzigen, of op Nieuwe aanmaken.
Vul een naam en het grootboek nummer in. Het nummer moet overeenkomen met een bestaande grootboekrekening in uw AFAS-administratie (bijvoorbeeld 8000 voor omzet).

Let op: Het grootboek nummer moet exact overeenkomen met AFAS. Bestaat het nummer niet in de gekozen administratie, dan wordt de factuur niet geboekt en krijgt u de melding "Grootboek <nummer> bestaat niet in deze AFAS administratie".

Let op: AFAS gebruikt één omzetrekening voor alle btw-tarieven. Het btw-bedrag komt uit Fact-uur en hoort altijd overeen met de factuur die uw klant ontvangt. Anders dan bij sommige andere koppelingen is er dus geen aparte rekening per btw-tarief nodig.

4.1 Grootboekrekening per factuurregel

De grootboekrekening hoort bij de factuurregel. Elke regel kan dus op een andere rekening worden geboekt, bijvoorbeeld advieswerk op 8000 en licenties op 8100. Zo komt de rekening op de regel:

Waar	Wat stelt u in
Taak	Het veld Grootboekrekening. Regels met uren of een vast bedrag van die taak krijgen deze rekening. Stelt u de rekening in bij een taakgroep, dan nemen de taken in die groep hem over.
Kostentype en declaratietype	Het veld Grootboekrekening (via Financieel). Regels met kosten of onkosten van dat type krijgen deze rekening. Voegt u alle kosten samen tot één regel, dan wordt er per grootboekrekening een regel gemaakt.
Abonnement	Bij de factuurregels van het abonnement. De rekening gaat mee naar elke factuur.
Factuur	Bij een factuurregel kunt u de Grootboekrekening altijd nog zelf kiezen of wijzigen, ook bij regels die u met de hand toevoegt.

Let op: Elke factuurregel moet een grootboekrekening hebben. Ontbreekt die bij een regel, dan wordt de factuur niet geboekt en krijgt u de melding Ongeldige grootboekrekening. Stel daarom bij alle facturabele taken, kostentypes en declaratietypes een grootboekrekening in.

5. Facturen boeken in AFAS

Let op: Bestaat de klant nog niet in AFAS, dan wordt deze bij het boeken automatisch aangemaakt. U hoeft de klant dus niet vooraf aan te maken (zie Klanten in AFAS).

5.1 Automatisch bij verzenden

Zodra u een factuur verzendt, wordt deze automatisch in AFAS geboekt. Na het boeken verschijnt de melding Factuur <nummer> is geboekt in AFAS.

Let op: Gaat het boeken mis (bijvoorbeeld omdat AFAS tijdelijk niet bereikbaar is), dan wordt de factuur gewoon verzonden. U krijgt een melding en kunt de factuur later handmatig boeken via het tabblad Te boeken facturen. Het boeken in AFAS blokkeert het verzenden van de factuur dus nooit.

5.2 Handmatig via het tabblad Te boeken facturen

Ga in het hoofdmenu naar Financieel → AFAS.
Kies een periode en klik op Facturen ophalen.
Klik bij een factuur op Boek in AFAS om deze te boeken.

6. Geboekte facturen en status

Op het tabblad Te boeken facturen ziet u de status van elke factuur:

Status	Omschrijving
Niet geboekt	De factuur is nog niet in AFAS geboekt. Met de knop Boek in AFAS boekt u deze alsnog.
Geboekt op <datum>	De factuur is op de genoemde datum in AFAS geboekt.

Met het vinkje Alleen niet geboekte facturen (standaard aan) toont u alleen wat nog geboekt moet worden. Zet het vinkje uit om ook de al geboekte facturen te zien, inclusief de boekdatum.

7. Betalingen terughalen

Op het tabblad Betalingen ziet u welke facturen in AFAS al zijn afgeletterd, zodat u ze in Fact-uur op betaald kunt zetten.

Open Financieel → AFAS, tabblad Betalingen.
Kies een periode, vink eventueel Alleen openstaande facturen aan en klik op Facturen ophalen.
Bij een factuur die in AFAS is afgeletterd maar in Fact-uur nog openstaat, klikt u op Markeer factuur als betaald. Met Markeer alles als betaald doet u dit voor alle getoonde facturen tegelijk.

Fact-uur legt dan een betaling vast met de omschrijving Aflettering AFAS, factuur <nummer> en de datum waarop de factuur in AFAS is afgeletterd. Per factuur ziet u ook het bedrag Betaald in AFAS en een status:

Status	Betekenis
Afgeletterd in AFAS	Volledig betaald in AFAS, maar nog open in Fact-uur. U kunt hem op betaald zetten.
Niet afgeletterd in AFAS	In AFAS staat nog een bedrag open.
Niet gevonden in AFAS	De factuur is wel geboekt, maar AFAS kent hem niet (meer).
Niet geëxporteerd naar AFAS	De factuur is nog niet in AFAS geboekt.
Betaald	De factuur staat in Fact-uur al op betaald.

Let op: De koppeling verandert niets in AFAS; ze leest de afletterstatus uit AFAS. Een factuur die in AFAS maar deels is betaald, zet u in Fact-uur zelf op betaald met een betaling (zie Factureren).

8. Boeking terugdraaien

Bij een geboekte factuur staat de knop Reset. Hiermee draait u de boeking terug, bijvoorbeeld om de factuur opnieuw te boeken. U kiest wat er moet gebeuren:

Keuze	Wat gebeurt er
Alleen hier ontkoppelen	De boeking wordt losgekoppeld in Fact-uur, maar blijft in AFAS staan. Opnieuw boeken lukt pas nadat u de boeking zelf in AFAS verwijdert (AFAS weigert een dubbel factuurnummer).
Ook uit AFAS verwijderen	De boeking wordt ook in AFAS verwijderd, zodat u de factuur meteen opnieuw kunt boeken.

Let op: AFAS staat het verwijderen van een boeking niet altijd toe, bijvoorbeeld wanneer er al betalingen op zijn gedaan. In dat geval toont Fact-uur de reden die AFAS teruggeeft en blijft de boeking staan.

9. Klanten in AFAS

Tijdens het boeken koppelt Fact-uur de klant aan een debiteur in AFAS. Bestaat de klant daar nog niet, dan wordt deze automatisch aangemaakt. U hoeft de klant dus niet vooraf in AFAS aan te maken.

Belangrijk: Elke klant in Fact-uur is gekoppeld aan één relatie in AFAS. Bij een volgende factuur voor dezelfde klant wordt steeds dezelfde relatie gebruikt, zodat er geen dubbele relaties ontstaan. Deze koppeling bepaalt op welke debiteur uw omzet in AFAS terechtkomt; het is dus belangrijk dat elke klant met de juiste relatie is verbonden.

Let op: Om ook bestaande relaties in AFAS te herkennen, zoekt Fact-uur bij de eerste boeking eerst op KvK-nummer en daarna op btw-nummer naar een bestaande relatie. Wordt er een bestaande relatie gevonden, dan wordt die gekoppeld in plaats van een nieuwe aangemaakt. Vul daarom bij uw klanten waar mogelijk het KvK- of btw-nummer in.

Veelgestelde vragen

Waarom staat mijn geboekte factuur niet in de lijst?

Het vinkje Alleen niet geboekte facturen staat standaard aan, waardoor geboekte facturen verborgen zijn. Zet het vinkje uit om ze te zien, met de status Geboekt op <datum>.

Bij het boeken krijg ik "Grootboek <nummer> bestaat niet"

Het grootboek nummer dat aan de factuurregel hangt, bestaat niet in uw AFAS-administratie. Controleer bij Grootboekrekeningen of het nummer overeenkomt met AFAS.

Bij het boeken krijg ik "Ongeldige grootboekrekening"

Een of meer factuurregels hebben geen grootboekrekening. Kies op de factuur bij die regels een Grootboekrekening en stel hem voortaan in bij de taak, het kostentype of het declaratietype (zie Grootboekrekeningen).

Ik heb gereset, maar opnieuw boeken lukt niet

Als u bij het resetten hebt gekozen voor Alleen hier ontkoppelen, staat de boeking nog in AFAS en weigert AFAS een dubbel factuurnummer. Verwijder de boeking eerst in AFAS, of kies bij het resetten voor Ook uit AFAS verwijderen. Zie stap 7.

Verstuurt AFAS de factuur naar mijn klant?

Nee. De koppeling maakt alleen de financiële boeking. De factuur zelf verstuurt u vanuit Fact-uur.

Staat uw vraag er niet tussen?

Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.

Neem contact op