Medewerkers
Werkt u met medewerkers? Voeg hen dan toe aan Fact-uur. Per medewerker bepaalt u welke functies beschikbaar zijn, bijvoorbeeld alleen eigen uren registreren of ook facturen maken. Hier leest u hoe u medewerkers toevoegt, toegangsrechten instelt en afdelingen gebruikt. Contracten, verlof en overwerk staan bij HRM.
1. Medewerker toevoegen
- Ga naar Management → Medewerkers en voeg een nieuwe medewerker toe.
- Vul onder Algemene informatie de Naam, de Formele volledige naam en het E-mailadres in.
- Kies onder Functie & rechten het Gebruikerstype (zie hoofdstuk 2) en eventueel de Afdeling.
- Sla op.
- Klik op Uitnodigingsmail sturen om in te loggen. De medewerker ontvangt een e-mail met een link om een wachtwoord in te stellen.
Bij de medewerker stelt u verder onder meer in:
- het Uurtarief, als Gebruik generieke uurtarieven aan staat (zie Projecten);
- de Kostprijs per uur, als de module Gebruik uurtarief van medewerker aan staat, om begroting en werkelijke kosten te vergelijken;
- of het een ingehuurde zzp'er is (zie Inhuur zzp'ers en selfbilling).
2. Gebruikerstypes
Het gebruikerstype bepaalt wat iemand in Fact-uur mag:
| Rol | Mag |
|---|---|
| Medewerker - Tijdsregistratie, Agenda en Planner (standaard) of Medewerker - Alleen tijdsregistratie | De eigen uren en onkosten schrijven. |
| Medewerker - ook klantinformatie | Als medewerker, plus klanten, contactpersonen en klantnotities beheren. |
| Medewerker + project- & klantbeheer | Als medewerker, plus projecten en taken inzien, en afhankelijk van de rechten (ingesteld door Fact-uur) ook wijzigen. Ondanks de naam geen klantbeheer. |
| Rooster beheerder | Als medewerker, plus het rooster beheren. |
| Afdelingsmanager | De uren, onkosten en het verlof van de eigen afdeling bekijken en accorderen. Kies daarbij Manager van de afdeling; de manager moet zelf ook lid zijn van die afdeling. |
| Bedrijfsmanager | Alles, inclusief medewerkers, facturen en bedrijfsinstellingen. |
De namen in de keuzelijst kunnen per bedrijf iets afwijken. Wat elke rol bij het schrijven van uren mag, staat bij Urenregistratie.
3. Afdelingen
Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen) Gebruik afdelingen & gebruikersgroepen aan. Via Management → Afdelingen maakt u daarna afdelingen aan en voegt u medewerkers toe. U kunt een medewerker ook bij de medewerker zelf aan een afdeling koppelen. Afdelingen gebruikt u voor:
- een afdelingsmanager die de uren van de afdeling accordeert;
- projecten die alleen voor een afdeling bestemd zijn (Bestemd voor, zie Projecten).
4. Medewerker uit dienst
U kunt een medewerker verwijderen, maar doorgaans is het beter om de gegevens en uren van voormalige medewerkers te bewaren. Zet in plaats daarvan Actief uit: de medewerker kan dan niet meer inloggen en verdwijnt uit de keuzelijsten en het standaardoverzicht Alle actieve medewerkers.
Veelgestelde vragen
Een nieuwe medewerker kan niet inloggen.
Stuur de uitnodigingsmail via Uitnodigingsmail sturen om in te loggen. Controleer of Actief aan staat en het e-mailadres klopt.
De uitnodigingslink is verlopen.
Een uitnodigingslink is maar beperkt geldig. Stuur een nieuwe uitnodiging.
Een medewerker ziet geen projecten in de Timesheet.
Controleer bij het project Bestemd voor: mag de medewerker of diens afdeling er uren op schrijven?
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.