Onkosten
Met onkosten declareren medewerkers kosten die zij zelf hebben voorgeschoten, zoals reiskilometers, parkeren of een hotelovernachting. Dat doen ze in de Timesheet of in de mobiele versie van Fact-uur. Declaraties kunnen worden geaccordeerd en aan de klant worden doorgefactureerd. Kosten die een manager of de administratie op een project vastlegt, staan bij Kosten.
1. Inschakelen
Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen) Gebruik onkosten aan en sla op; Fact-uur herlaadt daarna automatisch. Hiervoor moeten ook Gebruik kosten en Gebruik HRM-functies aan staan. Wilt u dat medewerkers bonnen kunnen uploaden, zet dan ook Uploadbare facturen bij kosten (bèta) aan.
U vindt alles daarna onder Financieel: (On-)kosten en Declaratietypes.
2. Declaratietypes
Via Financieel → Declaratietypes bepaalt u welke onkosten medewerkers kunnen declareren. Er zijn twee soorten:
| Type | Omschrijving |
|---|---|
| Vast tarief | Het tarief ligt vast; de medewerker vult alleen het aantal in. Bijvoorbeeld kilometers tegen € 0,25. |
| Vrij invulbaar | De medewerker vult het totaalbedrag in, met btw. Bijvoorbeeld tol of een hotelovernachting. Met Uploadbare facturen bij kosten (bèta) bepaalt u per declaratietype, met Factuur uploadbaar door medewerker, of de medewerker de bon kan uploaden. |
Bij Factureringsopties kiest u of de onkosten worden doorgefactureerd:
| Factureringsoptie | Omschrijving |
|---|---|
| Niet facturabel | De onkosten komen niet op de factuur. |
| Bedrag automatisch doorfactureren | Het gedeclareerde bedrag wordt op de factuur opgenomen. |
| Aangepast facturabel bedrag | U rekent een ander bedrag door, bijvoorbeeld met een opslag. |
Een type dat u niet langer gebruikt, zet u op niet Actief.
3. Onkosten per project
Per project bepaalt u of medewerkers onkosten kunnen declareren, en met welke declaratietypes.
- Geen onkosten: kies bij het project bij Type onkosten voor Geen onkosten. Medewerkers kunnen op dat project dan niets declareren.
- Types toewijzen bij het project: kies bij Type onkosten voor Geselecteerde types en wijs de declaratietypes toe.
- Projecten toewijzen bij het declaratietype: kies bij Projecten voor Zichtbaar voor bepaalde projecten en wijs het type toe aan projecten, of kies Zichtbaar voor alle projecten.
Types die zichtbaar zijn voor alle projecten, zijn altijd toegewezen aan elk project met Geselecteerde types.
4. Onkosten declareren (medewerkers)
Medewerkers kunnen alleen onkosten declareren op projecten waarbij Type onkosten op Geselecteerde types staat, met de declaratietypes die bij dat project horen (zie hoofdstuk 3).
- Open de Timesheet. Onder elk project met onkosten staat de regel Onkostendeclaraties; klap die open. Werkt uw bedrijf met Vernieuwde timesheetfuncties, klik dan op Onkostenregel toevoegen, kies de klant, het project en het onkostentype en klik op Ok; er verschijnt een regel met het project en het onkostentype.
- Klik op de dag en vul de gegevens in: bij een vast tarief het aantal, bij een vrij invulbaar type het bedrag met btw, en eventueel de bon (zie hoofdstuk 5).
- Klik op Opslaan.
Een manager kan ook een declaratie invoeren via Financieel → (On-)kosten, met Nieuwe onkostendeclaratie medewerker.
Werkt uw bedrijf met accordatie, dan worden onkosten samen met de uren van de week geaccordeerd (zie Uren indienen en accorderen). Geaccordeerde onkosten kan de medewerker niet meer wijzigen.
4.1 In de mobiele versie
- Ga naar Uren, tik op de dag en kies Nieuwe onkosten.
- Kies het onkostentype en daarna het project.
- Vul de omschrijving en het aantal in, of bij een vrij invulbaar type het bedrag met btw.
- Tik op Opslaan.
Een bon uploaden kan in de mobiele versie niet; dat doet u in de Timesheet (zie hoofdstuk 5).
5. Bonnen uploaden
Met Uploadbare facturen bij kosten (bèta) (zie hoofdstuk 1) kunnen medewerkers bij een declaratie de bon toevoegen. Dat kan alleen bij een vrij invulbaar declaratietype waarbij Factuur uploadbaar door medewerker aan staat (zie hoofdstuk 2).
- Open de declaratie in de Timesheet. Naast de gegevens staat een uploadvak.
- Klik op het vak of sleep het bestand erheen. U kunt een PDF of een afbeelding (JPG, PNG of BMP) uploaden.
- Sla op.
De bon is daarna als voorbeeld te zien bij de declaratie, en kan worden gedownload of verwijderd. In de mobiele versie kunt u geen bon uploaden.
Via Financieel → (On-)kosten → Downloaden haalt u alle geüploade bestanden over een periode in één keer op, als zip-bestand. Standaard is dat het vorige kwartaal. Dat is handig voor uw boekhouding.
6. Onkosten factureren
Facturabele onkosten worden meegenomen als u bij een project Factureerbare uren en kosten factureert (zie Factureren):
- Elke declaratie wordt een eigen factuurregel. Met Alle (on-)kosten samenvoegen tot een regel komen ze samen op één regel (per btw-tarief en grootboekrekening).
- Onkosten worden alleen meegenomen als ze zijn geaccordeerd (als uw bedrijf met accordatie werkt).
- Gefactureerde onkosten liggen vast. Wilt u ze opnieuw factureren, verwijder dan de regel van een conceptfactuur, of maak een creditnota en kies Uren en onkosten vrijgeven.
7. Overzichten
- Financieel → (On-)kosten toont alle kosten en onkosten. Met het filter Alle onkosten door medewerkers ziet u alleen de declaraties.
- In de statistieken van een project ziet u de onkosten van medewerkers.
- Via Rapportages → Kostenrapportages maakt u een rapport per periode, project of onkostentype.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen kosten en onkosten?
Kosten legt een manager of de administratie vast op een project, bijvoorbeeld ingekocht materiaal of een onderaannemer. Onkosten declareert een medewerker zelf, voor kosten die hij of zij heeft voorgeschoten, zoals reiskilometers of parkeren. Onkosten kunnen worden geaccordeerd en geëxporteerd naar de salarisadministratie; kosten niet. Beide kunt u aan de klant doorfactureren. Zie Kosten.
Een medewerker ziet geen onkostentype bij het project.
Controleer of bij het project Type onkosten op Geselecteerde types staat, en of het declaratietype actief is en beschikbaar is voor alle projecten of voor dit project.
Mijn onkosten staan niet op de factuur.
Ze zijn niet facturabel, vallen buiten de gekozen periode, of zijn nog niet geaccordeerd.
Ik kan onkosten niet meer wijzigen of verwijderen.
Zijn ze gefactureerd, maak dan een creditnota en kies Uren en onkosten vrijgeven. Zijn ze geaccordeerd, laat de manager dan de week deaccorderen.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.