Rooster

1. Module activeren

De roostermodule moet eerst worden ingeschakeld in uw bedrijfsinstellingen.

1. Ga naar Instellingen → Bedrijfsinstellingen.
2. Schakel de optie voor de roostermodule in.
3. Sla de instellingen op.

Na activatie verschijnt het menu-item Rooster in het hoofdmenu.

2. Het rooster openen

Klik in het hoofdmenu op Planning → Rooster. Bovenaan vindt u de navigatie:

• Rooster (linksboven): kies welk planbord u bekijkt; standaard is dit Standaard rooster. Zie paragraaf 13.
• Het weeklabel in het midden (bijv. Week 18 2026) is klikbaar; hiermee kiest u snel een datum.
• De knoppen «, Vandaag en »: blader door de weken of spring terug naar de huidige week.
• Week- / maandweergave: rechtsboven schakelt u met de twee kalendericoontjes (7 / 31) tussen week- en maandweergave.

Daaronder kiest u tussen twee weergaven:

Rechtsboven vindt u twee knoppen:

• Rooster publiceren: publiceert de toegewezen diensten van de week (zie paragraaf 9). De tekst weerspiegelt de status: Rooster publiceren als er nog niet-gepubliceerde diensten zijn (soms met teller, bijv. Diensten (N) publiceren) of Rooster is gepubliceerd als alle toegewezen diensten al gepubliceerd zijn.
• Opties: menu met onder andere Standaard weekplanning opslaan / laden (zie paragraaf 7) en Publiceren ongedaan maken (zie paragraaf 10).

In de maandweergave ziet u alle diensten als blokjes in een kalender, gekleurd per project en met icoontjes voor "gepubliceerd" en "terugkerend".

3. Projecten in het rooster

In het rooster ziet u uw projecten als afzonderlijke regels. Elke regel heeft een eigen naam, kleur en eventueel een begroting in uren. De diensten plant u vervolgens onder de juiste projectregel.

3.1 Een project toevoegen

1. Open Rooster en kies de tab Project.
2. Klik onderaan de tabel op + Project toevoegen. Het venster Klantproject - Nieuw opent.
3. Vul de velden in:
   • Klant: kies een bestaande klant.
   • Project: kies een project van die klant.
   • Naam: titel zoals deze in het rooster wordt getoond; standaard de projectnaam.
   • Kleur: klik op het bolletje en kies een kleur voor deze projectregel.
   • Begroting: aantal uren (HH:MM) dat voor deze regel beschikbaar is.
4. Klik op Opslaan. De projectregel verschijnt direct in de Project-weergave en is beschikbaar om diensten op te plannen.

Een bestaande projectregel wijzigt u door op de naam te klikken in de Project-weergave. Met Verwijderen in hetzelfde venster verwijdert u de regel.

4. Diensten inplannen

Een dienst is een geplande tijdsperiode op een specifieke dag, op een projectregel, eventueel toegewezen aan een medewerker. Diensten maakt u zowel vanuit de tab Medewerker als vanuit de tab Project.

1. Open de gewenste week en kies de tab Medewerker of Project.
2. Klik op een lege cel op de juiste dag: in de Medewerker-weergave op de rij van de medewerker, in de Project-weergave op de rij van het project. Het dienstvenster opent met de titel "Projectnaam - Maandag DD-MM-JJJJ".
3. Vul de velden in:

1. Klik op Ok. De dienst verschijnt direct in het rooster.

4.1 Eén opdracht met meerdere medewerkers

Soms is een dienst eigenlijk één opdracht waarvoor u meerdere medewerkers tegelijk nodig heeft, bijvoorbeeld twee monteurs op dezelfde klus, of de bezetting van Keuken en Bediening tijdens een evenement.

U kunt deze medewerkers als losse diensten plannen, maar door ze te bundelen in één dienstvenster blijven ze bij elkaar. Opmerkingen en herhaling stelt u dan één keer in, en wijzigingen voert u eenvoudig in één keer door.

Gebruik hiervoor de links onderaan het dienstvenster:

• Huidige dienst kopiëren: voegt een extra dienst toe met dezelfde tijden en taak. Het venster verandert in een tabel met één rij per dienst, waarin u per rij de medewerker, korte naam, taak, werktijden en pauze kunt aanpassen.
• Nog een dienst toevoegen: voegt een lege dienst toe aan dezelfde tabel.

In deze tabel kunt u per rij:

• een dienst kopiëren via het kopieer-icoon;
• een dienst verwijderen via het kruisje.

Opmerkingen en Herhalend staan onder de tabel en gelden voor alle diensten in deze bundel.

Klik op Ok om alle diensten in één keer op te slaan.

5. Slepen, kopiëren en verplaatsen

In zowel de Project- en Medewerker-weergave als de maandweergave kunt u diensten slepen om ze naar een andere dag of een andere medewerker te verplaatsen.

• Verplaatsen: pak een dienstblokje vast en sleep het naar de gewenste cel.
• Kopiëren: houd CMD (Mac) of CTRL (Windows) ingedrukt terwijl u de dienst sleept; er wordt een kopie op de doelcel geplaatst.

Voor het wijzigen van een al gepubliceerde dienst, zie paragraaf 10.

6. Terugkerende diensten

Diensten die zich elke week op vaste dagen herhalen, kunt u in één keer aanmaken.

1. Open of maak een dienst zoals beschreven in paragraaf 4.
2. Zet het veld Herhalend op Wekelijks. Er verschijnt een blok met:
   • Dagen: vink de weekdagen aan waarop de dienst geplaatst moet worden (Ma t/m Zo).
   • Begindatum: standaard de datum van de huidige dienst.
   • Einddatum: tot en met welke datum de reeks loopt.
3. Klik op Ok. De diensten worden automatisch op alle aangevinkte dagen tussen begin- en einddatum geplaatst en zijn herkenbaar aan een herhaal-icoontje.

6.1 Een terugkerende dienst wijzigen of verplaatsen

Wijzigt of verplaatst u een terugkerende dienst, dan blijft de reeks als geheel intact. Het herhaalpatroon blijft dus voorspelbaar. Wat er gebeurt, hangt af van de manier waarop u de wijziging doorvoert:

Verplaatsen (slepen)

Bij het slepen van een terugkerende dienst verschijnt de melding:

"Dit roosteritem is repeterend, verplaatsen wordt alleen toegepast op het huidige item."

Klikt u op Ok, dan wordt alleen deze ene dienst verplaatst en losgekoppeld van de reeks. Op de oorspronkelijke datum komt deze dienst niet meer terug; de rest van de reeks blijft ongewijzigd.

Wijzigen via het bewerkingsvenster

In het venster Roosteritem bewerken heeft u twee opties:

• Alleen dit roosteritem wijzigen: deze ene dienst wordt losgekoppeld van de reeks.
• Alle herhalende roosteritems wijzigen (van begin- t/m einddatum): de wijziging wordt toegepast op de hele reeks.

Let op: gepubliceerde of eerder individueel aangepaste diensten binnen de reeks worden niet automatisch aangepast. Deze moet u handmatig bijwerken.

7. Standaard weekplanning (sjablonen)

Heeft u een week die elke week vrijwel hetzelfde is? Sla 'm dan op als standaard weekplanning en laad 'm telkens in een nieuwe week.

1. Maak een week zoals u 'm als standaard wilt hebben.
2. Klik op Opties.
3. Kies Week opslaan als standaard weekplanning.

Een opgeslagen weekplanning laadt u in een lege week:

1. Navigeer naar de gewenste week.
2. Klik op Opties → Standaard weekplanning laden.

Wilt u een hele week leegmaken, kies dan Opties → Volledige weekplanning verwijderen. U krijgt eerst een bevestigingsvraag.

8. Beschikbaarheid en validaties

De roostermodule kent een optionele beschikbaarheidsmodule die per medewerker bijhoudt of hij/zij op een bepaalde dag inzetbaar is. Schakel hem in via Instellingen → Bedrijfsinstellingen → Gebruik aanwezigheidsplanner. Staat de optie uit, dan zijn er geen beschikbaarheidsstatussen en bijbehorende validaties.

Voordat u een rooster publiceert, controleert het systeem op problemen. De controles gebruiken de standaard beschikbaarheid die u per medewerker instelt en de status die de medewerker zelf heeft gezet.

8.1 Beschikbaarheid in het rooster

Met de beschikbaarheidsmodule aan toont elke cel in de Medewerker-weergave een klein gekleurd driehoekje:

• groen: medewerker is beschikbaar.
• rood: medewerker is niet beschikbaar.

Klik op een driehoekje, of op het naamicoontje van een medewerker, om het venster Planning Week N - [medewerker] te openen. Bovenin staat een tab per weekdag (Ma t/m Zo), elk met een gekleurde stip die de huidige status weergeeft. Klik op een dag om die te bewerken.

Per dag kunt u instellen:

Onderaan staat de optie Opslaan als standaard week: vink deze aan om de huidige weekinstelling als standaardpatroon voor deze medewerker te bewaren. Klik daarna op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.

8.2 Validatiemeldingen

Wanneer er problemen zijn, ziet u bovenaan het rooster:

Deze meldingen zijn waarschuwingen en blokkeren publicatie niet; u kunt altijd doorgaan. Open diensten worden bij publicatie wel overgeslagen.

9. Rooster publiceren

Diensten zijn pas zichtbaar voor uw medewerkers nadat u ze publiceert. Publiceren werkt per dienst: alleen toegewezen diensten worden meegenomen, open diensten (zonder medewerker) worden overgeslagen.

Een gepubliceerde dienst is in het rooster herkenbaar aan een vinkje (✓) vóór de tijd. Een dienst zonder vinkje is nog niet gepubliceerd.

De knop rechtsboven toont de huidige status:

• Rooster publiceren: er zijn nog niet-gepubliceerde diensten.
• Diensten (N) publiceren: idem, maar met een teller die het aantal te publiceren diensten toont.
• Rooster is gepubliceerd: alle toegewezen diensten zijn al gepubliceerd; de knop is dan een statusaanduiding.

1. Open de week die u wilt publiceren.
2. Klik rechtsboven op Rooster publiceren (of Diensten (N) publiceren).
3. Het venster Rooster publiceren verschijnt. Bovenin worden eventuele waarschuwingen getoond, bijvoorbeeld:
   • Medewerker is voor meer dan X uur ingepland: het totaal overschrijdt de contracturen.
   • Medewerker is dubbel ingepland op DD-MM-JJJJ: de medewerker staat op één dag op meerdere diensten.
   • Medewerker is niet beschikbaar: de medewerker heeft de status "Niet beschikbaar" gezet.
4. Onderaan staat: "Er worden N diensten gepubliceerd, deze zijn dan zichtbaar voor de medewerkers. Wilt u doorgaan?"
5. Klik op Ok om te bevestigen. De toegewezen diensten worden voorzien van een ✓-vinkje en zijn vanaf dat moment zichtbaar voor de betrokken medewerkers.
6. Hierna verschijnt het venster E-mail bevestiging rooster - week N JJJJ met een lijst van de betrokken medewerkers. Vink de medewerkers aan die een bevestiging per e-mail moeten ontvangen en klik op Verzend e-mails. Wilt u geen e-mail versturen, sluit dan het venster met het kruisje.

10. Een gepubliceerde dienst wijzigen

Een gepubliceerde dienst (met een ✓-vinkje) kunt u net als een niet-gepubliceerde dienst aanpassen door deze te openen, te verslepen of te verwijderen. Fact-uur vraagt u om bevestiging.

Klikt u op Ok, dan wordt de wijziging doorgevoerd. De dienst is daarna niet meer gepubliceerd en niet meer zichtbaar voor de medewerker. De knop rechtsboven verandert weer in Rooster publiceren; klik daarop om de gewijzigde dienst opnieuw te publiceren.

Andere, niet-gewijzigde diensten blijven gewoon gepubliceerd; alleen de aangepaste diensten moeten opnieuw worden gepubliceerd.

Wilt u het publiceren van de hele periode ongedaan maken, kies dan Opties → Publiceren ongedaan maken. Deze optie ziet u alleen als er gepubliceerde diensten zijn. Alle diensten in de getoonde week (of maand) zijn dan niet meer gepubliceerd en niet meer zichtbaar voor de medewerkers. Er volgt geen bevestigingsvraag. Werkt u met locaties, dan geldt dit alleen voor de gekozen locatie.

11. Wat ziet de medewerker?

Medewerkers zonder de rol roosterbeheerder of manager hebben een beperkte weergave. De gepubliceerde diensten zijn op meerdere plekken zichtbaar; in alle gevallen worden alleen diensten getoond nadat ze zijn gepubliceerd (zie paragraaf 9).

11.1 Dashboard

Op het Dashboard staat het onderdeel Rooster van deze week: een lijst met de dagen van de huidige week. Op een dag met een gepubliceerde dienst staat de werktijd en de project-/klantnaam erbij. Met de pijlknoppen bladert u tussen weken; via het label Deze week springt u terug naar de huidige week.

Klik op een dienst om het detailvenster "Ingeplande Dienst - [project]" te openen, met daarin Naam, Datum, Werktijden, Pauze, Totale tijd, Klantproject en Medewerker.

11.2 Planning → Agenda

Onder Planning → Agenda ziet de medewerker de week in kalendervorm, met de gepubliceerde diensten als blokken op de tijdlijn. Bovenaan elke kolom staat een gekleurde stip met het label Niet ingevuld (of de actuele status) die de eigen beschikbaarheid voor die dag weergeeft. Naast Agenda staan de tabs Beschikbaarheid (om de eigen beschikbaarheid in te vullen, zie paragraaf 8.1) en Groepsagenda.

11.3 Mobiele versie

In de mobiele versie opent de medewerker Mijn rooster: een weeklijst met de dagen Ma t/m Zo. Op een dag met een gepubliceerde dienst staan de tijd en de projectnaam erbij. Met de pijlen bladert u tussen weken; tik op een dag om het detailscherm met de dienst te openen.

Bij publicatie kan de medewerker een e-mail met de bevestiging van het rooster voor die week ontvangen, afhankelijk van uw e-mailinstellingen.

Alleen een roosterbeheerder of manager kan projecten inplannen, diensten wijzigen en het rooster publiceren.

12. Diensten en facturatie

Of een dienst meetelt in de facturatie hangt af van de taak die aan de dienst is gekoppeld. U heeft twee mogelijkheden:

• Facturabel - factureer roosteruren: zet deze optie aan op de taak en geef een tarief (excl. BTW) op. Alle ingeroosterde uren onder die taak worden direct tegen dat tarief in rekening gebracht.
• Uren registreren op basis van het rooster: hierbij worden de roosteruren omgezet naar urenregistratie, die u vervolgens (eventueel na correctie) kunt factureren.

De status van een dienst is zichtbaar via gekleurde labels en een filter:

U kunt gepubliceerde diensten op verschillende plekken bekijken:

• Roosterurenoverzicht: een overzicht van alle gepubliceerde diensten met hun status. U kunt filteren op periode, klant en status, en uren rechtstreeks doorsturen naar de facturatie.
• Per project: in het project zelf staat een tab met de gepubliceerde diensten van dat ene project.
• Per medewerker: ook op een medewerker staat een tab met diens gepubliceerde diensten.
• Roosterurenrapportages (te vinden via Rapportages → Roosterurenrapportages): bovenaan staan kerncijfers (Ingepland deze maand, Ingeplande medewerkers, Direct te factureren uren) en daaronder een aantal standaardrapporten:
  • Roosteruren van alle medewerkers: alle roosteruren van medewerkers per week.
  • Roosterurenoverzicht van alle klantprojecten: alle roosteruren per project per maand.
  • Roosterurenrapport per klantproject en medewerker: welke medewerker op welk project is ingeroosterd.
  Met + Nieuw rapport kunt u zelf rapportages toevoegen. De rapportagemodule is uitgebreid: u kunt zelf kiezen waarop u groepeert en filtert, welke kolommen u wilt zien, en het resultaat exporteren naar Excel.

13. Geavanceerd: Locaties (roosteren per afdeling/team/vestiging)

Werkt u met meerdere afdelingen of vestigingen, dan kunt u voor elke afdeling of vestiging een eigen locatie (planbord) inrichten. Elk rooster, elke standaard weekplanning en elke projectregel hoort bij één locatie.

13.1 Een locatie aanmaken of wijzigen

Locaties beheert u rechtstreeks vanuit het rooster:

1. Klik linksboven in het rooster op de naam van de huidige locatie (standaard Standaard rooster). Er opent een lijst met alle bestaande locaties.
2. Klik op + Nieuwe aanmaken. Het venster Rooster - locatie - Nieuw opent.
3. Vul de velden in:
   • Naam: de naam van de locatie zoals die in de keuzelijst verschijnt.
   • Afdeling: koppel optioneel een afdeling aan deze locatie (standaard [geen]).
4. Klik op Opslaan. De locatie verschijnt direct in de keuzelijst en is beschikbaar om projecten en diensten op te plannen.

U wijzigt een bestaande locatie door deze in de keuzelijst te selecteren en daarna opnieuw op de naam te klikken.

13.2 Locaties gebruiken

• In de projectaanmaak-wizard kiest u bij "Plannen" de locatie; standaard is dit Standaard rooster.
• Linksboven in het rooster kiest u via de Rooster-keuzelijst welke locatie u bekijkt.
• Een roosterbeheerder kan optioneel aan één locatie gekoppeld worden; zie paragraaf 14.

14. Rol: Roosterbeheerder

De rol Roosterbeheerder is bedoeld voor gebruikers die het rooster moeten kunnen beheren zonder bredere managementbevoegdheden. Een roosterbeheerder kan projecten in het rooster zetten, diensten aanmaken en wijzigen, beschikbaarheid bijhouden, standaard weekplanningen beheren en het rooster publiceren. Andere taken, zoals klant- en projectbeheer buiten het rooster, urenregistratie of bedrijfsinstellingen, vallen buiten deze rol.

14.1 Beperken tot één locatie

U kunt een roosterbeheerder koppelen aan één locatie via het gebruikersprofiel van de medewerker. Vanaf dat moment:

• ziet de roosterbeheerder alleen het rooster van die locatie;
• kunnen alleen de projecten en diensten van die locatie worden bewerkt;
• zijn andere locaties (en de bijbehorende afdelingen) volledig onzichtbaar.

Zonder gekoppelde locatie heeft de roosterbeheerder toegang tot alle locaties.

Voor managers geldt deze beperking niet: zij kunnen op alle locaties plannen.

Veelgestelde vragen