Factuurprofiel
In het factuurprofiel bepaalt u de opmaak en teksten van uw facturen: het logo of briefpapier, uw bedrijfsgegevens, het lettertype, de kolommen en alle koppen en standaardteksten. Elk bedrijf heeft minimaal één profiel. Met meerdere profielen kunt u bijvoorbeeld facturen in het Nederlands en Engels opmaken.
1. Het factuurprofiel openen
- Ga naar Management → Bedrijfsinstellingen, blok Facturering algemeen.
- Klik bij Factuurprofiel op Factuurprofiel wijzigen. Heeft u meerdere profielen, dan staat er per profiel een knop Wijzig profiel '...'; achter het standaardprofiel staat (Standaard).
Ziet u de melding U moet eerst opslaan., sla dan eerst de bedrijfsinstellingen op. Alleen beheerders en zzp-accounts kunnen het factuurprofiel aanpassen.
U kunt het profiel ook openen vanaf een conceptfactuur, met Factuurprofiel aanpassen (zie hoofdstuk 4).
2. Het profiel instellen
Het profiel is verdeeld in onderdelen die u afzonderlijk kunt openklappen. Met Toon voorbeeld van factuur ziet u direct hoe een factuur eruitziet; het profiel wordt daarbij eerst opgeslagen. Met Print downloadt u het voorbeeld als PDF.
| Onderdeel | Wat stelt u in? |
|---|---|
| Algemeen | De Naam factuurprofiel. |
| Logo | Met Toon logo uploadt u uw logo en kiest u de grootte. Met Toon achtergrond-pdf (briefpapier) uploadt u uw eigen briefpapier als A4-PDF; dat komt dan als achtergrond onder elke pagina. |
| Bedrijfsgegevens | Of uw bedrijfsgegevens rechtsboven op de factuur staan, en welke: zoals ingesteld in de bedrijfsinstellingen, een eigen tekst voor dit profiel, of niet tonen (handig als ze al op uw briefpapier staan). Ook kiest u de uitlijning. |
| Marges & afstanden | De marges van de pagina, de ruimte tussen de onderdelen, de regelafstand, en de plaats van het klantadres (links of rechts, en hoe ver naar beneden, bijvoorbeeld voor een envelop met venster). |
| Lettertype & kleur | Het lettertype, de grootte en de kleur van de randen van de factuurtabel. |
| Geavanceerd | De kolommen Aantal en Prijs tonen of verbergen, de prijs zonder eenheid tonen (€ 100,00 in plaats van € 100,00 per uur), paginanummers, het debiteurennummer van de klant (als u debiteurennummers gebruikt) en Geef uren weer in dagen. |
| Teksten en vertalingen | Alle vaste teksten op de factuur en de urenbijlage, zoals Factuur, Creditnota, Factuurnummer, Vervaldatum, Totaal en Diverse onkosten. |
| Dynamische teksten | De standaard omschrijving van een nieuwe factuur (apart voor facturen op basis van urenregistraties) en de tekst onderaan. U kunt hier velden invoegen die automatisch worden ingevuld, zoals de periode van de factuur. |
De e-mailteksten, betalingstermijn, factuurnummering en uw adres- en bankgegevens stelt u niet in het factuurprofiel in, maar bij de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen). Of er een urenbijlage meekomt, kiest u per project of factuur; alleen de teksten van de urenbijlage staan in het profiel.
3. Meerdere factuurprofielen
Zet in de bedrijfsinstellingen, blok Algemene instellingen, Gebruik meerdere factuurprofielen aan. Daarna kunt u bij Factuurprofiel klikken op + Nieuw factuurprofiel aanmaken en kiezen uit:
- Leeg factuurprofiel aanmaken: een nieuw profiel met de standaardinstellingen.
- Leeg Engelstalig factuurprofiel aanmaken: alle teksten staan al in het Engels, zoals Invoice, Due date en VAT reverse charge. Ook de eenheden bij de tarieven worden Engels.
- Factuurprofiel baseren op "...": een kopie van een bestaand profiel, met de naam Kopie van .... Dit is handig als u slechts enkele onderdelen wilt wijzigen, zoals het logo.
Geef het nieuwe profiel een duidelijke naam bij Naam factuurprofiel.
4. Welk profiel krijgt een factuur?
- Een nieuwe factuur krijgt het profiel dat bij het project is gekozen, in het veld Factuurprofiel (zie Projecten). Is dat leeg (N.v.t. of Automatisch), dan krijgt de factuur het standaardprofiel. Een profiel per klant of per taal is er niet; kies bijvoorbeeld bij elk project van een buitenlandse klant het Engelstalige profiel.
- Op een conceptfactuur kiest u een ander profiel met Factuurprofiel aanpassen. Met Factuurprofiel bewerken past u het profiel daar meteen aan. Op een verzonden factuur kan dat niet meer.
- Een factuur van een abonnement krijgt het profiel van het gekoppelde project, of anders het standaardprofiel (zie Abonnementen).
- Een creditnota krijgt hetzelfde profiel als de oorspronkelijke factuur. Een verzamelfactuur krijgt het profiel van de eerste deelfactuur (zie Verzamelfacturen).
Als u een profiel aanpast, blijven eerder verzonden facturen ongewijzigd: de PDF wordt bij het versturen vastgelegd. Een conceptfactuur krijgt de nieuwe opmaak zodra u hem opnieuw opslaat.
5. Selfbilling
Voor facturen namens ingehuurde zzp'ers is er een apart profiel, Factuurprofiel voor self billing, in hetzelfde blok. Zie Inhuur zzp'ers en selfbilling.
Veelgestelde vragen
Ik heb het profiel aangepast, maar mijn factuur ziet er nog hetzelfde uit.
Is de factuur al verzonden, dan verandert hij niet meer. Is het een concept, sla de factuur dan opnieuw op. Een andere omschrijving of tekst onderaan past u op de factuur zelf aan.
Ik heb op de factuur een ander profiel gekozen, maar niet alles is veranderd.
De factuurregels, de omschrijving en de tekst onderaan zijn gemaakt toen de factuur werd aangemaakt, op basis van de uren en kosten en het profiel van dat moment. Alleen de opmaak en de vaste teksten volgen het nieuwe profiel. Verwijder het concept en maak de factuur opnieuw aan; de uren en kosten komen dan weer vrij.
Ik zie geen knop om een nieuw profiel te maken.
Zet Gebruik meerdere factuurprofielen aan in de bedrijfsinstellingen, blok Algemene instellingen.
Mijn bedrijfsgegevens staan dubbel op de factuur.
Staan ze al op uw briefpapier, kies dan bij Bedrijfsgegevens voor niet tonen.
Kan ik een profiel per klant instellen?
Nee. U kiest het factuurprofiel per project of per afzonderlijke factuur.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.