Agenda en aanwezigheid

1. Agenda

Via Planning → Agenda opent u uw eigen agenda. Bovenaan wisselt u tussen Mijn agenda en Todo overzicht.

1.1 Mijn agenda

U ziet een week met per dag de uren. Met de pijltjes en Deze week bladert u; klik op het weeknummer om een datum te kiezen. In de agenda staan:

• uw afspraken en todo's; afspraken van meerdere dagen staan bovenaan de dag;
• met de roostermodule: uw gepubliceerde diensten (alleen bekijken);
• met de aanwezigheidsplanner: bovenaan elke dag uw aanwezigheid. Klik erop om die aan te passen.

1. Toevoegen: klik in een lege dag en sleep over de tijd die u wilt plannen. Kies daarna Nieuwe Afspraak of Nieuwe Todo.
2. Vul de Naam/Omschrijving in, controleer Van, Tot en Uitvoerder, en kies eventueel een Klant en Project. Bij een todo kiest u ook een Status, bijvoorbeeld Ingepland, In uitvoering of Afgerond.
3. Sla op.

Klik op een afspraak om hem te wijzigen. U kunt een afspraak ook verslepen naar een ander tijdstip, of de onderkant verslepen om hem langer of korter te maken; de wijziging wordt pas bewaard als u in het venster op opslaan klikt.

1.2 Todo overzicht

Bij Todo overzicht ziet u een lijst met de afspraken van de komende week en alle todo's die nog niet zijn afgerond, geannuleerd of gestopt. Met het filter kiest u bijvoorbeeld Mijn openstaande of Openstaande van mij en mijn afdelingen.

1.3 Op andere plekken

• Op de startpagina ziet u in het blok Taken en afspraken deze week wat er de komende week gepland staat.
• Bij een klant ziet u op het tabblad Planning de afspraken en todo's van die klant. Met de CRM-module maakt u ze ook vanaf de klant of het project aan (zie CRM).

2. Groepsagenda

Via Planning → Groepsagenda ziet u per medewerker (rijen) en per dag (kolommen) de afspraken, todo's, gepubliceerde diensten en de aanwezigheid (een gekleurde balk). U staat zelf bovenaan. Met Filter toont u iedereen of alleen een afdeling.

• Klik in een leeg vak om voor die medewerker een Nieuwe Afspraak of Nieuwe Todo te maken.
• Klik op een afspraak om hem te wijzigen.
• Klik op de aanwezigheidsbalk om de aanwezigheid aan te passen: van uzelf, of als beheerder van iedereen.

3. Aanwezigheid

Met de aanwezigheidsplanner legt u per medewerker per dag vast of hij of zij aanwezig is. Via Planning → Aanwezigheid ziet u alle medewerkers met per dag de status, de tijden en een opmerking.

1. Klik op een dag van uzelf (of als beheerder van een medewerker).
2. Kies per dag de status: Aanwezig, Beschikbaar (hele dag), Beschikbaar, Afwezig, Extern werkzaam of Vakantie. Bij Aanwezig en Beschikbaar vult u de tijden in, en eventueel een Opmerking.
3. Klik op Opslaan.

Heeft u voor een week niets ingevuld, dan geldt de standaardweek van de medewerker; u ziet dan Niet ingevuld. Beheerders passen de standaardweek aan met Opslaan als standaard week.

Gebruikt u de roostermodule, dan heet dit onderdeel Beschikbaarheid. Medewerkers geven dan per dag aan of ze Beschikbaar zijn, de hele dag of van/tot, zodat de planner daar bij het rooster rekening mee kan houden.

In de mobiele versie vindt u uw eigen week onder Aanwezigheid (of Beschikbaarheid). Tik op een dag om die aan te passen.

4. Wie ziet wat?

• Beheerders zien en wijzigen de agenda en aanwezigheid van iedereen. Afdelingsmanagers zien de agenda van hun eigen afdelingen.
• Medewerkers zien standaard de afspraken van collega's en ieders aanwezigheid, maar wijzigen alleen hun eigen aanwezigheid.
• Met de bedrijfsinstelling Medewerkers kunnen alleen eigen planning zien (blok Algemene instellingen) zien medewerkers alleen hun eigen planning; de groepsagenda en het onderdeel Aanwezigheid zijn dan verborgen, en bij afspraken ziet u niet meer van welke collega ze zijn.

Veelgestelde vragen