Projecten

1. Overzicht projecten

Ga naar Project & Klant → Projecten. Standaard ziet u de Openstaande projecten. Andere filters zijn onder meer Mijn openstaande projecten en Totaal te factureren (potentiële omzet).

2. Project aanmaken

1. Klik in het projectoverzicht op de knop voor een nieuw project. Het venster Nieuw project opent.
2. Kies Nieuw standaard project, of Nieuw project op basis van template of bestaand project om de gegevens van een ander project over te nemen.
3. Doorloop de stappen:

   Stap	Wat u invult
   Kies klant	Een bestaande klant, of maak een nieuwe klant aan.
   Projectgegevens	De naam, de periode, de manager en wie er uren op mag schrijven (zie hoofdstuk 6).
   Financieel & begroting	Het type project (zie hoofdstuk 3), het factuurprofiel en de begroting (zie hoofdstuk 5).
   Taken toevoegen	De taken waarop uren worden geschreven (zie hoofdstuk 4).

4. Klik op Project aanmaken.

2.1 Meerdere projecten tegelijk aanmaken

Wilt u veel projecten in één keer aanmaken, dan importeert u ze via Management → Data importeren → Projecten. U kiest een basisproject, waarvan de instellingen en taken worden overgenomen, en maakt dan:

• voor een selectie van klanten elk één project, zonder bestand; of
• projecten vanuit een CSV-bestand.

Zie Data importeren, hoofdstuk 5.

3. Type project

Met het projecttype bepaalt u hoe het project wordt gefactureerd.

Het Factuurprofiel bepaalt hoe facturen van dit project eruitzien. Laat u het leeg (N.v.t.), dan krijgen facturen het standaardprofiel. U ziet dit veld alleen met Gebruik meerdere factuurprofielen (zie Factuurprofiel). Bij een niet-facturabel project ziet u dit veld niet.

4. Taken

Uren registreert u altijd op een taak. Op het tabblad Taken van een project beheert u de taken.

1. Klik op Nieuwe taak. Heeft het project taakgroepen, kies dan de groep of Nieuwe taak zonder groep.
2. Vul de naam in en kies bij Factureringsopties hoe de taak wordt gefactureerd.
3. Stel het tarief in (zie 4.1) en sla de taak op.

Zit een taak in een taakgroep, dan stelt u de facturering en het tarief in bij de taakgroep. Bij de taak staat dan Zie taakgroep.

Met Nieuwe groep maakt u een taakgroep om taken te ordenen, en met Taken kopiëren neemt u taken over van een ander project. Is een taak klaar, vink dan Afgerond aan: er kunnen dan geen uren meer op worden geschreven.

4.1 Tarieven

Standaard vult u het uurtarief direct in bij de taak, bij Tarief (excl. BTW).

Gebruikt u voor meerdere taken dezelfde tarieven, of wilt u tariefswijzigingen vanaf een bepaalde datum laten ingaan, zet dan in Bedrijfsinstellingen, blok Algemene instellingen, de optie Gebruik generieke uurtarieven aan. Bij taken met de factureringsoptie Facturabel kiest u dan bij Type uurtarief waar het tarief vandaan komt:

U kunt generieke tarieven en medewerkerstarieven per periode laten verschillen. Zo laat u een tariefsverhoging ingaan vanaf een datum, zonder de taken aan te passen.

5. Begroting

Bij Type begroting kiest u hoe u de begroting bijhoudt:

Op het tabblad Algemeen ziet u in het blok Begroting hoeveel er begroot is, hoeveel er al geschreven is (bij een omzetbegroting: gefactureerd en nog te factureren) en het verschil. Bij Begroot op taakniveau past u de uren per taak aan door het project te bewerken: bij Type begroting vult u per taak de begroting in uren in.

Is bij een openstaand project meer dan 90% van de urenbegroting geschreven, of meer dan 90% van de omzetbegroting gefactureerd, dan verschijnt er een melding bij Mededelingen op uw startpagina.

Wilt u dat de begroting een harde grens is, zet dan in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen), blok Algemene instellingen, Urenbegrotingen mogen niet overschreden worden aan. Niemand, ook een manager niet, kan dan nog uren opslaan als daarmee de urenbegroting van het project of de taak wordt overschreden; de melding noemt het project of de taak en met hoeveel uur de begroting wordt overschreden. Staat een project of taak al boven de begroting, dan kunnen ook bestaande uren daarop pas weer worden gewijzigd als de begroting is verhoogd. Verhoog de begroting als er toch meer uren nodig zijn.

Wilt u verder begroten, bijvoorbeeld per medewerker per maand of op onkosten, gebruik dan de geavanceerde begrotingen (zie Geavanceerde begrotingen).

6. Wie mag uren schrijven?

Bij Bestemd voor bepaalt u wie er uren op het project mag schrijven:

6.1 Per taak

Wilt u per taak bepalen wie er uren op mag schrijven, zet dan in Bedrijfsinstellingen, blok Algemene instellingen, de optie Gebruik taken toewijzen aan medewerkers aan. Bij elke taak en taakgroep verschijnt dan ook Bestemd voor:

Een taak verschijnt alleen in de Timesheet van medewerkers die zowel op het project als op de taak mogen schrijven. Voor beheerders en zzp-accounts geldt deze beperking niet.

6.2 Klantgedeelte

Daarnaast bepaalt u in de stap Projectgegevens of het project zichtbaar is in het klantgedeelte en, als uw bedrijf daarmee werkt, of de klant de uren moet goedkeuren (Urenaccordatie door klant).

7. Tabbladen van een project

Afhankelijk van de modules die u gebruikt, ziet u meer tabbladen, zoals Geplande uren of Abonnementen.

8. Afronden, kopiëren en verwijderen

Deze acties vindt u op het tabblad Algemeen onder Opties.

• Project afronden: het project is klaar. Er kunnen geen uren, taken of kosten meer bij, en het project verdwijnt uit de openstaande projecten. Met Afronden ongedaan maken opent u het weer.
• Kopieer project: maakt een nieuw project met dezelfde gegevens. U doorloopt dezelfde stappen als bij het aanmaken.
• Verwijder project: alleen mogelijk als het project geen taken en geen kosten meer heeft. Een project waarop al uren zijn geschreven, rondt u daarom af in plaats van het te verwijderen.

Veelgestelde vragen