Nmbrs
Met de Nmbrs-koppeling exporteert u geregistreerde uren, onkosten en verlof vanuit Fact-uur naar de salarisadministratie in Nmbrs, uitgesplitst naar medewerker en periode. U kunt ook medewerkers uit Nmbrs overnemen in Fact-uur.
1. Koppeling activeren
De Nmbrs-koppeling wordt op verzoek voor u geactiveerd. Zolang de koppeling niet actief is, ziet u de instellingen en het menu-item Nmbrs niet.
- Stuur een e-mail naar info@fact-uur.nl met het verzoek om de Nmbrs-koppeling te activeren.
- Na activatie verschijnt onder Instellingen het onderdeel Koppeling Nmbrs instellingen en in het menu het item Nmbrs export.
2. Verbinden met Nmbrs
Om Fact-uur toegang te geven, meldt u zich aan met uw Nmbrs-e-mailadres en een API-token.
- Ga naar Instellingen en open Koppeling Nmbrs instellingen via Wijzig.
- Klik bij Inloggegevens Nmbrs op Instellen....
- Vul uw Nmbrs E-mailadres en Nmbrs API-token in en klik op Verbinden.
Bij een geldige combinatie verschijnt Verbinding met Nmbrs is gelukt en worden uw gegevens opgeslagen. Klopt de combinatie niet, dan krijgt u de melding "Onjuiste combinatie van e-mail en API token".
2.1 Bedrijf en periode kiezen
Na het verbinden vult u de rest van de instellingen aan:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Bedrijf | Kies het Nmbrs-bedrijf waarvoor u exporteert. De lijst wordt gevuld nadat de verbinding is gelegd. |
| Nmbrs periode | Maandelijks (kalendermaand) of Wekelijks (13 vierwekelijkse periodes). Dit bepaalt het periodemodel. |
| Nmbrs periode delta | Een verschuiving op de periode. Uren uit periode X worden geboekt in periode X + delta (mag ook negatief zijn). Handig als u uren een periode later verloont. |
3. Export-types instellen
Een export-type koppelt een gegeven uit Fact-uur aan een code in Nmbrs. Alleen uren en onkosten waarvan het export-type is ingevuld, worden geëxporteerd.
- Onderaan Koppeling Nmbrs instellingen vindt u Nmbrs export-types.
- Klik op + Nieuwe aanmaken (of op een bestaand type om het te wijzigen).
- Kies bij Type waarvoor het type geldt:
| Type | Wat komt er in Nmbrs |
|---|---|
| Nmbrs Uren | De uren worden per Nmbrs Urentype (de urencode in Nmbrs) opgeteld en als variabele uren in de periode geboekt. Deze uren tellen mee voor het salaris. Met Nmbrs exporteer als dag geeft u daarnaast het aantal gewerkte dagen door. |
| Nmbrs verlof | De uren worden in Nmbrs als goedgekeurd verlof vastgelegd, alsof u het verlof zelf ingeeft, over de hele gekozen periode. Ze gaan van het verlofsaldo af en tellen niet als gewerkte uren. Alle verlofuren van de periode gaan samen als één verlofregel, altijd met het eerste verloftype in Nmbrs. De periode delta geldt niet voor verlof: het verlof wordt op de werkelijke data vastgelegd. |
| Nmbrs looncomponent (onkosten) | Onkosten worden per Nmbrs Looncomponent code opgeteld en als variabele looncomponent in de periode geboekt, met het Bedrag onkosten of het Aantal, bijvoorbeeld kilometers. |
- Geef het type een naam en sla op. Koppel het daarna aan de betreffende taak of het declaratietype (zie 3.1).
3.1 Export-type koppelen aan een taak of declaratietype
Een export-type werkt pas nadat u het hebt gekoppeld aan de uren- of onkostensoort waarvoor het geldt. Dat doet u op twee plekken, met telkens het veld Export type Nmbrs:
- Uren en verlof. Open een taak (uursoort) en kies bij Export type Nmbrs het juiste type. Alle uren die medewerkers op deze taak registreren, gaan via dit export-type naar Nmbrs. Bij een verloftaak worden de uren van de periode als goedgekeurd verlof geboekt.
- Onkosten. Open een declaratietype (via Financieel > Declaratietypes) en kies bij Export type Nmbrs het juiste type. Declaraties van dit type worden als looncomponent geëxporteerd, met het bedrag of het aantal, afhankelijk van de instelling van het export-type.
4. Medewerkers koppelen
Elke medewerker in Fact-uur moet gekoppeld zijn aan een medewerker in Nmbrs voordat er voor die persoon geëxporteerd kan worden.
4.1 Medewerkers uit Nmbrs overnemen
- Ga naar Nmbrs export, tabblad Te importeren medewerkers.
- Klik op Medewerkers ophalen. U ziet de Nmbrs-medewerkers die nog niet gekoppeld zijn.
- Klik bij een medewerker op Maak medewerker aan in fact-uur. Het scherm is voorgevuld met naam en e-mail; sla op.
4.2 Bestaande medewerker koppelen
Bij een bestaande medewerker in Fact-uur staat het veld Id in Nmbrs, waarmee u de bijbehorende Nmbrs-medewerker kiest.
5. Uren & onkosten exporteren
Het exporteren doet u handmatig per periode, via het tabblad Te exporteren uren.
- Ga naar Nmbrs export, tabblad Te exporteren uren.
- Kies de periode (en het jaar) en klik op Uren ophalen.
- Klik bij een medewerker op Exporteer om de uren en onkosten naar Nmbrs te sturen.
Al geëxporteerde data toont Geëxporteerd, met de link Markeer data als niet geëxporteerd om deze opnieuw te kunnen exporteren.
Veelgestelde vragen
Een medewerker verschijnt niet in de exportlijst
De medewerker is waarschijnlijk nog niet gekoppeld aan Nmbrs. Vul bij de medewerker het veld Id in Nmbrs in, of neem de medewerker over via stap 4.
Mijn uren worden niet meegenomen
Alleen uren en onkosten met een ingevuld export-type worden geëxporteerd. Controleer bij Export-types of het juiste type is gekoppeld aan de taak of het declaratietype.
Hoe wordt verlof in Nmbrs geregistreerd?
Uren die op een verloftaak worden geregistreerd, exporteert Fact-uur als goedgekeurd verlof in Nmbrs. Koppel daarvoor aan de verloftaak een export-type van het type Nmbrs verlof (zie Export-types).
Wat betekent de periode delta?
Met de delta verschuift u de boekingsperiode. Bij delta 1 komen de uren van periode 3 in periode 4 in Nmbrs. Gebruik deze instelling als u de uren in een latere periode wilt verlonen. Voor verlof geldt de delta niet.
Wat is het verschil tussen Maandelijks en Wekelijks?
Maandelijks gebruikt de kalendermaand als periode. Wekelijks gebruikt 13 vierwekelijkse periodes per jaar. Deze keuze bepaalt welke perioden u in het exportscherm kunt selecteren.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.