Factureren - geavanceerd

1. Het scherm Factureren

Via Financieel → Factureren vindt u alle projecten en facturen die nog aandacht vragen. Het scherm heeft drie tabbladen; Klaarstaande abonnementsfacturen ziet u alleen als u abonnementen gebruikt:

1.1 Factureerbare projecten

Per project ziet u:

Met Factureer maakt u de factuur voor dat project, met Details... opent u het project.

• Met de snelfilters toont u bijvoorbeeld Alleen projecten met facturabele uren/kosten, Alleen projecten met factureerbaar vast bedrag, Alleen projecten met een actief abonnement of Alleen projecten met voorschotfacturen. Standaard ziet u Alle factureerbare projecten.
• Met de periode en Filter toevoegen beperkt u de lijst verder, bijvoorbeeld tot één klant.
• Met Sorteren sorteert u op klant, project of referentienummer, en met Printen print u de lijst.
• U ziet eerst 20 projecten; met Toon meer... ziet u er maximaal 100.

Heeft uw bedrijf de module voor bulkfacturatie, dan vinkt u hier meerdere projecten aan en factureert u ze in één keer met Factureer selectie (zie Factureren).

2. Kiezen wat u factureert

In het venster Kies wat u wilt factureren heeft de keuze Factureerbare uren en kosten een aantal extra opties:

3. Uren aanpassen op de factuur

Wilt u op een conceptfactuur minder of andere uren factureren dan er zijn geregistreerd, bijvoorbeeld omdat u de klant een korting op uren geeft, gebruik dan Uren aanpassen. Deze knop staat op elke conceptfactuur (behalve een verzamelfactuur) en is vooral nuttig bij facturen met uren uit een project.

U ziet alle uren op de factuur, gegroepeerd per factuurregel, met de kolommen Omschrijving, Medewerker, Datum, Totaal (de te factureren uren) en Te factureren (het bedrag). U kunt:

4. De urenbijlage

De urenbijlage is een PDF-overzicht van de gefactureerde uren per taak, inclusief datum, medewerker en aantal uren.

• Met Urenbijlage meegenereren op de factuur wordt de bijlage automatisch aan de factuur-PDF toegevoegd. Wilt u dit voor alle facturen van een project, zet dan bij het project Urenbijlage meegenereren bij facturering aan.
• Met Toon (on)kosten op urenbijlage komen ook de kosten in de bijlage.
• Met Download urenbijlage downloadt u de bijlage los, ook na het versturen.
• In de bijlage staan de aangepaste uren uit Uren aanpassen. Verborgen uren staan er niet in.
• De koppen van de bijlage past u aan in het factuurprofiel, bij Teksten en vertalingen.

5. Factuurregels

5.1 Artikelen

Factureert u regelmatig hetzelfde product of dezelfde dienst? Maak hiervoor dan een artikel aan via Financieel → Artikelen, met een omschrijving, tarief, eenheid en btw-tarief. Bij een nieuwe factuurregel kiest u Op basis van een artikel, en alles wordt ingevuld.

5.2 Volgorde en details

• Met de pijltjes bij een regel wijzigt u de volgorde (alleen op een concept).
• Bij een regel kiest u de eenheid, zoals stuk, uur, dag of kilometer, of anders, nl. met een eigen omschrijving.
• Met een koppeling met een boekhoudpakket als Twinfield, AFAS of Exact vult u per regel de Grootboekrekening in, en bij Twinfield eventueel de Kostenplaats.

5.3 Btw

6. Factureren in vreemde valuta

Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen) Vreemde valuta in facturen (bèta) aan. Op een conceptfactuur kiest u dan de Valuta en vult u de Koers (t.o.v. 1 euro) in; de koers wordt niet automatisch opgehaald. De factuur-PDF toont de bedragen in de vreemde valuta, en in Fact-uur ziet u ze ook in euro's.

7. Het factuurprofiel

Het factuurprofiel bepaalt het uiterlijk en de teksten van uw facturen, zoals de kolommen, de koppen en de standaard omschrijving. Met meerdere profielen kunt u bijvoorbeeld Engelstalige facturen sturen. Zie Factuurprofiel.

Staat er een automatisch veld in de omschrijving van een factuur, dan ziet u de ingevulde tekst. Klikt u op het potloodje om de tekst te wijzigen, dan gaan de automatische velden verloren.

8. Geavanceerde factureringsopties

Met de module Geavanceerde factureringsopties (door Fact-uur in te schakelen) krijgt u bij een project:

• Volgend factuurmoment: het project verschijnt pas vanaf deze datum bij Nu te factureren projecten en in de te factureren totalen; factureren kan altijd. Bij het factureren stelt Fact-uur als nieuw factuurmoment de oude datum plus een maand voor; die kunt u aanpassen.
• Referentienummer: een eigen nummer of code, bijvoorbeeld het inkoopordernummer van de klant, dat op de factuur en de e-factuur (UBL) komt. Gebruikt u UBL, dan ziet u dit veld ook zonder deze module.

9. Uren afboeken

Uren die u niet aan de klant wilt factureren, bijvoorbeeld extra werk voor eigen rekening, kunt u afboeken. Deze uren tellen daarna niet meer mee in het te factureren bedrag.

1. Open het project, tabblad Geschreven uren, en kies Meer opties → Uren afboeken. Bij een klant vindt u Uren afboeken op hetzelfde tabblad.
2. Vink uit welke uren u niet wilt afboeken en klik op Selectie afboeken.

10. Factuurnummering

• Het formaat stelt u in bij Bedrijfsinstellingen → Facturering algemeen, met jjjj, jj, mm en dd voor de datum en x-en voor het volgnummer. Bijvoorbeeld jjjj-xxxx geeft 2026-0001.
• Met het potloodje naast Automatisch op een factuur vult u het nummer met de hand in. De automatische nummering wordt dan niet opgehoogd.