Factureren

1. Overzicht facturen

Ga naar Financieel → Facturen. U ziet hier al uw facturen, met onder meer de filters Factuurconcepten, Verzonden facturen, Verzonden en verlopen en Verzonden, maar niet betaald.

Iedere factuur heeft een status:

1.1 Financiële informatie

Via Financieel → Financiële informatie ziet u uw financiële situatie in één scherm:

1.2 Facturen downloaden

Met Downloaden in het overzicht Facturen haalt u facturen in één keer op als zip-bestand, bijvoorbeeld voor uw boekhouder. In het venster kiest u:

• Alle verzonden facturen downloaden of Alle facturen en concepten downloaden;
• de periode (standaard het vorige kwartaal);
• de sortering op factuurdatum of factuurnummer;
• eventueel Toon volgnummer in naam pdf-bestand;
• als u UBL gebruikt: PDF of UBL.

2. Factureren vanuit een project

1. Open het project. Klik op het tabblad Algemeen, in het blok Financieel, op Factureer uren & onkosten. Deze knop ziet u alleen als er nog uren of kosten te factureren zijn. Met Factureer voorschot opent hetzelfde venster met de keuze voor een voorschot.
2. Kies in het venster Kies wat u wilt factureren wat u wilt factureren:

   Keuze	Omschrijving
   Factureerbare uren en kosten	De nog niet gefactureerde uren en kosten. Kies de periode. Met Bekijk uren en onkosten kiest u eventueel zelf welke uren meegaan.
   Voorschot (vast bedrag)	Een vast bedrag als voorschot, dat later wordt verrekend met de geschreven uren en kosten.
   Vast bedrag	Een vast bedrag dat niet wordt verrekend met de geschreven uren en kosten.

3. Klik op Factuur aanmaken. De factuur opent als Factuurconcept.

2.1 Voorschot

Met een voorschot brengt u vooraf een vast bedrag in rekening voor een standaard facturabel project, bijvoorbeeld als aanbetaling of voor een strippenkaart. Het voorschot wordt later verrekend met de geregistreerde uren en kosten.

1. Klik op het project op Factureer voorschot, vul het Bedrag in en klik op Factuur aanmaken. Verstuur de factuur zoals gewoonlijk.
2. Op het tabblad Algemeen van het project ziet u nu het blok Voorschotsaldo, met de Gefactureerde voorschotten, de Geregistreerde uren & kosten en wat er Nog beschikbaar is.
3. Factureert u later de uren en kosten, dan zet Fact-uur er automatisch een negatieve regel Reeds gefactureerd op. Zo wordt het voorschot verrekend, tot maximaal het bedrag van de betreffende factuur. Een eventueel resterend voorschot wordt bij een volgende factuur verrekend.

Alle projecten waarvoor u nog een factuur kunt maken, vindt u onder Financieel → Factureren (hoofdstuk 9). Wilt u meerdere projecten van één klant op één factuur, gebruik dan een verzamelfactuur (zie Verzamelfacturen).

3. Project met een vaste prijsafspraak

Bij een project met een vaste prijsafspraak klikt u op Factureer. In het venster ziet u het totaal volgens het project, wat er al gefactureerd is, en bij Te factureren het bedrag dat nog openstaat. Pas dat bedrag aan als u in delen factureert, en klik op OK.

4. Een losse factuur maken

1. Klik in het overzicht Facturen op de knop voor een nieuwe factuur.
2. Kies de Klant. Laat Project leeg voor een losse factuur.
3. Voeg de factuurregels toe (zie 4.1) en sla de factuur op.

4.1 Factuurregels

Bij een nieuwe regel kiest u Alle waardes zelf in te vullen of Op basis van een artikel. Een regel heeft:

Verwijdert u een regel met uren of kosten, dan zijn die uren en kosten daarna weer te factureren.

4.2 Factuurgegevens en profiel

• Bovenaan de factuur staan het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en de omschrijving. Het factuurnummer wordt pas ingevuld bij het versturen.
• Het factuurprofiel bepaalt hoe de PDF eruitziet: logo, briefpapier, lettertype, kolommen en standaardteksten. Met Factuurprofiel aanpassen kiest u een ander profiel, of past u het profiel aan als er maar één is. Zie Factuurprofiel.
• Met Urenbijlage meegenereren krijgt de PDF een overzicht van de gefactureerde uren.

5. Bekijken en versturen

1. Klik op Bekijk factuur (PDF) om de factuur te controleren.
2. Klik op Factuur verzenden. De factuur krijgt nu een factuurnummer en kan daarna niet meer worden gewijzigd.
3. Klik op Verstuur per e-mail, controleer het bericht en klik op Verstuur. De PDF gaat automatisch als bijlage mee. U kunt de factuur ook downloaden en zelf versturen. De standaardtekst van het bericht stelt u in met een e-mailsjabloon (zie Bedrijfsinstellingen, hoofdstuk 6).

5.1 UBL

Werkt uw bedrijf met UBL (een digitaal factuurformaat dat boekhoudpakketten automatisch kunnen inlezen), dan kunt u de factuur ook als UBL versturen of downloaden:

• In het e-mailvenster vinkt u bij de bijlagen Factuur in UBL-formaat aan. De UBL gaat dan mee naast de PDF.
• Via Download factuur kiest u Download factuur als xml voor de UBL.
• In het overzicht Facturen kunt u via Downloaden meerdere facturen als UBL ophalen.

5.2 Peppol (via Peppyrus)

Is de Peppyrus-koppeling voor uw bedrijf actief, dan verstuurt u een verzonden factuur via het Peppol-netwerk rechtstreeks naar het boekhoudpakket van uw klant.

1. Zorg dat bij de klant een geldig Peppol ID is ingevuld. Met Peppol ID opzoeken zoekt Fact-uur dit voor u op.
2. Klik op de verzonden factuur op Verstuur via Peppyrus. Via het pijltje kiest u Versturen zonder bijlagen of Versturen met bijlage(n)….

Het instellen van de koppeling staat bij de Peppyrus-koppeling.

5.3 Verzenden ongedaan maken

Moet een verzonden factuur toch nog veranderen en is hij nog niet betaald, klik dan op Verzenden ongedaan maken. De factuur wordt weer een concept en houdt zijn factuurnummer. Bij opnieuw verzenden krijgt hij hetzelfde nummer.

6. Betalingen en aanmaningen

6.1 Betaling vastleggen

1. Klik op de verzonden factuur op Betaling factuur.
2. Vul de datum en het betaalde bedrag in en sla op.

Is het openstaande bedrag nul of lager, bijvoorbeeld na een betaling of een creditnota, dan krijgt de factuur automatisch de status Betaald. Wilt u een restbedrag niet meer innen, leg dan een betaling vast van het type Afschrijving.

6.2 Aanmaning

Is de vervaldatum voorbij en de factuur nog niet betaald, dan verschijnt de knop Aanmaning factuur.

1. Klik op Aanmaning factuur. De status van de aanmaning (eerste, tweede, derde) wordt automatisch voorgesteld, met een nieuwe vervaldatum.
2. Klik op E-mail aanmaning... om de aanmaning per e-mail te versturen, of op Factuur markeren als 'aangemaand' als u de aanmaning zelf verstuurt.

6.3 Debiteurenbeheer

Houd zicht op wat er nog betaald moet worden:

• In het overzicht Facturen ziet u met de filters Verzonden, maar niet betaald en Verzonden en verlopen welke facturen openstaan en welke over de vervaldatum zijn.
• Op de startpagina en bij de omzetrapportages ziet u de kerncijfers Openstaand bedrag en Verlopen facturen, en bij Financiële informatie (zie 1.1) de lijst met openstaande facturen.
• Bij een klant ziet u in het blok Facturering het Totaal debiteurensaldo.
• Het rapport Openstaande facturen geeft per klant het debiteurensaldo (zie Rapportages).
• Gebruikt u Twinfield of AFAS, dan ziet u welke facturen daar al zijn afgeletterd, en zet u die in één keer op betaald (zie de Twinfield-koppeling en de AFAS-koppeling).

Werk de openstaande facturen regelmatig af: leg betalingen vast (6.1) en stuur aanmaningen voor verlopen facturen (6.2).

7. Een factuurregel of factuur verwijderen

7.1 Factuurregel

Op een conceptfactuur verwijdert u een regel in de lijst met factuurregels. Horen er uren of kosten bij de regel, dan vraagt Fact-uur om bevestiging: die uren en kosten worden weer niet gefactureerd, zodat u ze later opnieuw kunt factureren. Wilt u uren juist niet meer factureren, gebruik dan Uren aanpassen (zie Factureren - geavanceerd).

7.2 Factuur

Een conceptfactuur kunt u verwijderen. Daarbij gebeurt het volgende:

• De uren, diensten en kosten op de factuur worden losgekoppeld en zijn weer te factureren.
• Taken met een vast bedrag op de factuur kunnen weer worden gefactureerd.
• Bij een verzamelfactuur worden ook de deelfacturen verwijderd.

Een verzonden factuur kunt u niet verwijderen; maak dan een creditnota (hoofdstuk 8). Zet u een factuur eerst terug naar concept en verwijdert u hem daarna, dan blijft er een gat in uw factuurnummering (zie 5.3).

8. Creditnota

Een creditnota is een factuur met negatieve bedragen. Daarmee maakt u een verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan, bijvoorbeeld bij een fout of een korting achteraf. De creditnota krijgt een eigen factuurnummer en gaat, net als een factuur, naar de klant en uw boekhouding.

Een verstuurde factuur verwijderen is onwenselijk: de Belastingdienst eist dat uw factuurnummers een doorlopende reeks vormen, zonder gaten, en uw klant en uw boekhouding hebben de factuur al. Met een creditnota blijft zichtbaar wat er is gefactureerd en wat er is teruggedraaid.

1. Open de verzonden factuur en klik op Crediteer factuur.
2. Staan er uren of kosten op de factuur, dan verschijnt het venster Creditnota aanmaken. Kies wat er met de uren en kosten moet gebeuren:

   Keuze	Gevolg	Wanneer
   Uren en onkosten vrijgeven	De uren en kosten worden losgekoppeld van de factuur, zodat u ze opnieuw kunt factureren.	U wilt de factuur corrigeren en opnieuw versturen.
   Uren en onkosten ongemoeid laten	De uren en kosten blijven gekoppeld aan de factuur en gelden als gefactureerd.	U crediteert een bedrag, bijvoorbeeld als korting, maar de uren hoeven niet opnieuw gefactureerd te worden.

3. De creditnota opent als concept, met dezelfde regels als negatieve bedragen. Pas de regels zo nodig aan.
4. Verstuur de creditnota met Factuur verzenden, net als een gewone factuur.

9. Te factureren projecten

Via Financieel → Factureren ziet u op het tabblad Factureerbare projecten alle projecten waarvoor nog iets te factureren is. Met Factureer achter een project maakt u de factuur voor dat project. Hier vindt u ook de Klaarstaande abonnementsfacturen en de Factuurconcepten.

Heeft uw bedrijf de module voor bulkfacturatie, dan ziet u ook selectievakjes en kunt u meerdere projecten in één keer factureren:

1. Vink de projecten aan en klik op Factureer selectie. Er worden maximaal 40 facturen per keer gemaakt; selecteert u er meer, dan stelt Fact-uur voor de eerste 40 te factureren. Alle uren moeten geaccordeerd zijn en, als u met goedkeuring door de klant werkt, ook door de klant goedgekeurd; anders kunt u niet factureren.
2. Laat bij Hoe wilt u verzenden? de optie Markeer de facturen als verzonden en download deze voor handmatige verzending staan (versturen per e-mail is in deze versie uitgeschakeld) en klik op Genereer factuurconcepten.
3. Bekijk de concepten en klik op Verzend alle ... facturen.
4. De facturen zijn nu gemarkeerd als verzonden. Download ze als PDF (gezipt) en verstuur ze zelf. Wilt u ze in één keer per e-mail versturen, neem dan contact met ons op via info@fact-uur.nl.

10. Abonnementen

Voor terugkerende facturen, zoals een maandelijks bedrag, gebruikt u Financieel → Abonnementen. Een abonnement maakt op de volgende factuurdatum automatisch een factuur aan. Die vindt u bij de Klaarstaande facturen. Zie Abonnementen.

Veelgestelde vragen