Kosten
Naast uren kunt u in Fact-uur kosten op projecten vastleggen en deze eventueel aan de klant doorberekenen, bijvoorbeeld ingekocht materiaal, een licentie of een onderaannemer. Kosten worden vastgelegd door een manager of de administratie. Onkosten die medewerkers zelf declareren, zoals reiskilometers of een hotelovernachting, staan bij Onkosten.
1. Inschakelen
Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen) Gebruik kosten aan en sla op; Fact-uur herlaadt daarna automatisch. Wilt u facturen van leveranciers kunnen uploaden, zet dan ook Uploadbare facturen bij kosten (bèta) aan.
U vindt alles daarna onder Financieel: (On-)kosten en Kostentypes.
2. Kostentypes
Met een kostentype legt u vooraf de kostprijs en het eventueel door te berekenen tarief vast. Bij het invoeren hoeft u vervolgens alleen het aantal op te geven.
Via Financieel → Kostentypes maakt u bijvoorbeeld het type Reiskosten aan, met een Kostprijs per eenheid excl. BTW van € 0,25 per kilometer. Vinkt u Facturabel aan, dan vult u ook het Tarief aan klant door te rekenen in. Het verschil tussen beide is uw marge. U kunt ook een Grootboekrekening instellen.
3. Kosten vastleggen
- Open het project en ga naar het tabblad Gemaakte kosten, of ga naar Financieel → (On-)kosten.
- Klik op de knop voor nieuwe kosten en kies Nieuwe kosten.
- Kies een kostentype, of laat het leeg voor kosten zonder type, en klik op Volgende.
- Vul de Omschrijving, het Aantal en de Datum in. Zonder type vult u ook de kostprijs, de eenheid en het btw-tarief in, en eventueel Facturabel met het door te rekenen tarief.
- Sla op. Fact-uur berekent de totalen automatisch.
4. Facturen uploaden
Met Uploadbare facturen bij kosten (bèta) (zie hoofdstuk 1) voegt u bij kosten de factuur van de leverancier toe.
- Open of maak de kosten aan. Naast de gegevens staat een uploadvak.
- Klik op het vak of sleep het bestand erheen. U kunt een PDF of een afbeelding (JPG, PNG of BMP) uploaden.
- Sla op.
U ziet de factuur daarna als voorbeeld naast de kosten. U kunt in- en uitzoomen, de factuur downloaden of verwijderen.
Via Financieel → (On-)kosten → Downloaden haalt u alle geüploade bestanden over een periode in één keer op, als zip-bestand. Standaard is dat het vorige kwartaal. Dat is handig voor uw boekhouding.
5. Kosten factureren
Facturabele kosten worden meegenomen als u bij een project Factureerbare uren en kosten factureert (zie Factureren):
- Elke kostenpost wordt een eigen factuurregel. Met Alle (on-)kosten samenvoegen tot een regel komen ze samen op één regel (per btw-tarief en grootboekrekening).
- Kosten hoeven niet geaccordeerd te worden.
- Gefactureerde kosten liggen vast. Wilt u ze opnieuw factureren, verwijder dan de regel van een conceptfactuur, of maak een creditnota en kies Uren en onkosten vrijgeven.
6. Overzichten
- Financieel → (On-)kosten toont alle kosten en onkosten. Met het filter Alle kosten - zonder onkosten medewerkers ziet u alleen de kosten.
- In de statistieken van een project ziet u de totale kosten, de omzetwaarde en de potentiële winst.
- Via Rapportages → Kostenrapportages maakt u een rapport per periode of project.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen kosten en onkosten?
Kosten legt een manager of de administratie vast op een project, bijvoorbeeld ingekocht materiaal of een onderaannemer. Onkosten declareert een medewerker zelf, voor kosten die hij of zij heeft voorgeschoten, zoals reiskilometers of parkeren. Onkosten kunnen worden geaccordeerd en geëxporteerd naar de salarisadministratie; kosten niet. Beide kunt u aan de klant doorfactureren. Zie Onkosten.
Mijn kosten staan niet op de factuur.
Ze zijn niet facturabel of vallen buiten de gekozen periode.
Ik kan kosten niet meer wijzigen of verwijderen.
Ze zijn gefactureerd. Maak een creditnota en kies Uren en onkosten vrijgeven.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.