Overzichten en exports
In Fact-uur vindt u klanten, projecten, facturen, uren, kosten en medewerkers in overzichten. U kunt deze lijsten filteren, sorteren en naar Excel exporteren. De overzichten werken grotendeels op dezelfde manier. Daarnaast kunt u facturen, bonnen en urenbijlagen downloaden. Wilt u gegevens optellen of groeperen? Gebruik dan de rapportages (zie Rapportages).
1. Werken met een overzicht
Bovenaan een overzicht staan de knoppen Nieuwe aanmaken, Lijst exporteren en Verversen. Daaronder staat de filterbalk.
1.1 Filteren
- Bij Filter kiest u een standaardfilter, bijvoorbeeld Verzonden, maar niet betaald bij facturen of Mijn uren bij het urenoverzicht. Met Alles ziet u alles.
- Met Periode beperkt u de lijst tot een periode, zoals Deze maand of Vorig jaar, of vult u zelf een begin- en einddatum in. Meestal gaat het om de aanmaakdatum; bij onder meer uren, kosten en facturen om de datum van de registratie zelf, zoals de factuurdatum.
- Met Filter toevoegen filtert u verder op een veld, bijvoorbeeld een klant, een project of een medewerker. Met Voeg filter toe kiest u een ander veld.
- Actieve filters staan als labels in de filterbalk. Klik op het kruisje om er een te verwijderen.
Gebruikt u een filter vaak, sla het dan op met Opslaan... in het venster Filters instellen (alleen voor beheerders en zzp-accounts). Het staat daarna in de lijst bij Filter.
1.2 Kolommen, sorteren en bladeren
- Via het icoontje in een kolomkop kiest u welke kolommen u ziet. Fact-uur onthoudt uw keuze. Velden die niet als kolom getoond worden, ziet u bij de details van een regel.
- Klik op een kolomtitel om te sorteren; klik nog eens om de volgorde om te draaien.
- Een overzicht toont 15 regels per pagina. Blader met de pijltjes of typ een paginanummer.
- Klik op de naam om het betreffende item te openen.
Het gekozen filter, de periode en de sortering worden niet onthouden; als u het overzicht opnieuw opent, begint u weer met het standaardfilter.
2. Een overzicht exporteren
- Stel het filter en de periode in zoals u de lijst wilt hebben.
- Klik op Lijst exporteren en vink in Kies de exportvelden de velden aan die u in het bestand wilt. Fact-uur onthoudt uw keuze. Bij uren kunt u ook kiezen voor de tijd in minuten, handig om mee te rekenen.
- U ziet een voorbeeld. Klik op Opslaan als excel-bestand.
Het exportbestand bevat alle regels die aan het filter voldoen, inclusief een totaalregel. De export is dus niet beperkt tot de zichtbare pagina.
3. Andere downloads
| Wat | Waar | Resultaat |
|---|---|---|
| Facturen in één keer | Overzicht Facturen → Downloaden. Kies verzonden facturen of alles, de periode en de sortering. | Een zip-bestand met de PDF's (of UBL-bestanden). Let op: deze download gebruikt de keuzes in het venster, niet het filter van het overzicht. |
| Eén factuur | Op de factuur: Download factuur | De PDF (of UBL). |
| Urenbijlage | Op de factuur: Download urenbijlage | Een PDF met de gefactureerde uren. |
| Bonnen en facturen bij kosten | Financieel → (On-)kosten → Downloaden | Een zip-bestand met de geüploade bonnen over de gekozen periode (met Uploadbare facturen bij kosten (bèta)). |
| Urenbriefje | In de Timesheet: Urenbriefje | Een PDF die uw klant kan ondertekenen. |
| Rapporten | Rapportages → Exporteer rapport | Een Excel-bestand (zie Rapportages). |
4. Exporteren naar andere pakketten
- Facturen naar uw boekhouding: zie Twinfield en AFAS.
- Uren, onkosten en verlof naar de salarisadministratie: zie de Nmbrs-koppeling.
- Al uw gegevens automatisch ophalen, bijvoorbeeld voor een eigen back-up of rapportage: dat kan via de API (zie API).
Veelgestelde vragen
Ik kan niet naar Excel exporteren.
Waarschijnlijk bevat de selectie 5.000 regels of meer. Beperk de periode of voeg een filter toe.
Mijn filter is weg als ik het overzicht opnieuw open.
Filters worden niet onthouden. Beheerders en zzp-accounts kunnen een filter dat ze vaak gebruiken opslaan met Opslaan....
Kan ik meerdere regels tegelijk wijzigen of verwijderen?
Nee, dat kan alleen per regel.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.