Uren indienen en accorderen
Met de accorderingsfunctie controleert u als manager de uren en onkosten van medewerkers voordat deze worden gefactureerd. Medewerkers dienen hun week in; de manager controleert en accordeert deze. Alleen geaccordeerde uren en onkosten komen op een factuur.
1. Inschakelen
Zet in Bedrijfsinstellingen, blok Functionaliteiten/gebruikte modules, eerst Gebruik HRM-functies aan en daarna Gebruik Accordatie, en sla op. Fact-uur herlaadt daarna automatisch. In het menu Uren heet het onderdeel dan Uren accorderen in plaats van Periode afsluiten.
2. Medewerker: week indienen
- Controleer in de Timesheet of al uw uren en onkosten van de week kloppen.
- Klik op Week afsluiten en bevestig de vraag.
De week is nu ingediend. U kunt geen uren of onkosten meer toevoegen of wijzigen, en u ziet de melding Week ... is afgesloten. Moet u toch iets aanpassen? Vraag dan uw manager om het afsluiten ongedaan te maken. Ook in de mobiele versie van Fact-uur vindt u Week afsluiten.
3. Manager: uren accorderen
Ga naar Uren → Uren accorderen. U ziet per medewerker per week de geschreven uren en onkosten:
| Kleur | Betekenis |
|---|---|
| Groen | Ingediend door de medewerker, klaar om te accorderen. |
| Rood | Nog niet ingediend. |
| Grijs met vinkje | Geaccordeerd. |
- Klik op een week. De Timesheet van die medewerker voor die week opent.
- Controleer de uren en onkosten en klik op Accordeer week.
- U kunt ook een week accorderen die de medewerker nog niet heeft ingediend; Fact-uur vraagt dan om bevestiging.
- Losse uren accordeert u op het tabblad Geschreven uren van een project, via Meer opties → Uren goedkeuren.
- Op uw startpagina ziet u in Medewerkers - Geregistreerde tijd de ingediende weken groen. Onder Rapportages → Urenrapportages staat het aantal te accorderen weken.
4. Terugdraaien
- Ingediend, nog niet geaccordeerd: open de Timesheet van de medewerker voor die week, bijvoorbeeld door in Uren → Uren accorderen op de week te klikken. Bovenaan de Timesheet staat de melding Week ... is afgesloten door ...; klik direct daaronder op de grijze link Afsluiten ongedaan maken. Vink eventueel Stuur e-mail naar medewerker aan om de medewerker te laten weten dat de uren zijn aangepast.
- Al geaccordeerd: klik op Deaccordeer week. De week krijgt daarna opnieuw de status ingediend; klik ook op Afsluiten ongedaan maken als de medewerker zelf nog iets moet aanpassen. Uren die al zijn gefactureerd, blijven vastliggen. In een afgesloten periode kan dit niet.
5. Periode afsluiten
Met Periode afsluiten (alleen voor bedrijfsmanagers) voorkomt u dat gebruikers uren of onkosten vóór een bepaalde datum kunnen toevoegen of wijzigen, bijvoorbeeld na het afsluiten van een maand in de boekhouding. Met accordatie aan kan dat alleen tot de laatste week waarin alles is geaccordeerd.
Zonder accordatie is dit het enige wat het scherm doet: één datum waarvoor niets meer gewijzigd kan worden. U kunt dit altijd weer aanpassen.
6. Gevolgen voor factureren
- Alleen geaccordeerde uren en onkosten komen op de factuur. Bij het factureren ziet u een melding als er nog niet-geaccordeerde uren zijn, met de knop Ongeaccordeerde uren en onkosten accorderen.
- Bij meerdere projecten tegelijk factureren moeten alle uren geaccordeerd zijn.
- Medewerkers kunnen geaccordeerde uren niet meer wijzigen. Managers kunnen dat wel, nadat ze de week hebben gedeaccordeerd, zolang de uren niet gefactureerd zijn en de periode niet is afgesloten.
- Bij goedkeuring per week ziet de klant de uren pas als u de week heeft geaccordeerd. Worden verzoeken automatisch verstuurd, dan gaat de e-mail uit zodra u accordeert.
- Bij goedkeuring per verzoek bevat het verzoek alle uren in de gekozen periode, ook als de week nog niet is ingediend of geaccordeerd.
Veelgestelde vragen
Ik kan mijn uren niet meer wijzigen.
U heeft de week ingediend, of hij is al geaccordeerd. Vraag uw manager om het afsluiten ongedaan te maken.
Waar vind ik Afsluiten ongedaan maken?
Open als manager de Timesheet van de medewerker voor die week. De grijze link Afsluiten ongedaan maken staat bovenaan, direct onder de melding Week ... is afgesloten door .... U ziet de link alleen als de week is ingediend en nog niet is geaccordeerd; is de week al geaccordeerd, klik dan eerst op Deaccordeer week. Medewerkers zien de link niet.
Mijn uren staan niet op de factuur.
Ze zijn nog niet geaccordeerd. Accordeer de week, of gebruik de knop Ongeaccordeerde uren en onkosten accorderen in het factuurvenster.
Ik kan de week niet accorderen.
Sommige uren kunnen niet meer worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de taak is afgerond. Ook kan de periode al afgesloten zijn of kunnen er, bij overwerkregistratie, minder uren zijn geregistreerd dan de contracturen.
Staat uw vraag er niet tussen?
Neem contact met ons op via info@fact-uur.nl.