CRM (relatiebeheer)

1. Inschakelen

Zet in de bedrijfsinstellingen (zie Bedrijfsinstellingen), blok Functionaliteiten/gebruikte modules, Gebruik CRM (Relatiebeheer) aan. Wilt u ook afspraken en todo's gebruiken, zet dan ook Gebruik agenda aan.

Wie CRM kan gebruiken:

• Bedrijfsmanagers en afdelingsmanagers.
• Medewerkers met het gebruikerstype Medewerker - ook klantinformatie. Zij kunnen ook klanten en contactpersonen beheren.
• Gewone medewerkers niet.

Iedereen binnen uw bedrijf met toegang tot CRM kan de notities bekijken. Privénotities zijn niet mogelijk.

2. Afspraken en notities bij de klant

Op het tabblad Algemeen van een klant staat het blok Afspraken en notities. Hier ziet u alle notities, afspraken, todo's en bestanden van de klant in één lijst, de nieuwste bovenaan. Klik op een regel om die te openen. Met de knoppen erboven voegt u iets toe:

Hetzelfde blok staat ook op het tabblad Algemeen van een project, voor alles wat bij dat project hoort.

3. Klantnotities

1. Open de klant en klik op Nieuwe notitie, of ga naar Project & Klant → Klantnotities en maak een nieuwe notitie aan.
2. Vul de Naam (het onderwerp) en de Omschrijving/Opmerking in. De datum is standaard vandaag. Koppel de notitie eventueel aan een Project.
3. Sla op.

Alle notities van een klant vindt u ook op het tabblad Notities van de klant. Via Klantnotities in het menu ziet u de notities van alle klanten, met een filter op periode en zoeken op klant, naam en omschrijving.

4. Todo's

1. Open de klant en klik op Nieuwe Todo.
2. Vul de omschrijving in, de periode (Van en Tot) en de Uitvoerder.
3. Sla op. De todo krijgt de status Ingepland.

Is de taak afgerond? Zet dan de Status op Afgerond. Andere statussen zijn onder meer In uitvoering, Gepauzeerd en Geannuleerd.

Openstaande taken ziet u op de startpagina in Taken en afspraken deze week, ook als ze al over tijd zijn, en in de agenda. Op het tabblad Planning van een klant ziet u alle todo's en afspraken van die klant.

5. Afspraken

Met Nieuwe afspraak maakt u een afspraak met de klant, met dezelfde gegevens als een todo maar zonder status. De afspraak staat in de agenda van de uitvoerder en op de startpagina. Standaard kunnen collega’s elkaars afspraken zien; met de instelling Medewerkers kunnen alleen eigen planning zien zien medewerkers alleen hun eigen afspraken (beheerders zien alles).

6. Bestanden

1. Open de klant en klik op Bestand uploaden.
2. Sleep een bestand naar het vak of klik om een bestand te kiezen (maximaal 10 MB). Vul eventueel een omschrijving in.
3. Sla op.

Het bestand verschijnt in het blok Afspraken en notities. Klik erop om het te openen of te verwijderen.

7. Leads

Potentiële klanten registreert u met het Type Potentiële klant / Lead. Zo houdt u ook voor leads notities, afspraken en bestanden bij. Het standaardoverzicht Alle actieve klanten en leads toont klanten en leads samen.

• Wordt de lead klant, zet dan het type op Klant.
• Gaat het niet door, zet het type dan op Voormalige potentiële klant.

Met het veld Manager bij de klant geeft u aan wie de contactpersoon binnen uw bedrijf is.

Veelgestelde vragen